Áp dụng ISO 9001 trong doanh nghiệp để đạt được chứng nhận là mong muốn của mọi tổ chức để nâng cao vị thế trên thị trường cũng như tạo dựng uy tín với khách hàng, đối tác. Quá trình áp dụng ISO 9001 hiện hành cần lưu ý những gì? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết qua bài viết nhé!
>>> Xem thêm:
♦ Giấy chứng nhận iso 9001 và những điều cần biết
♦ Giải mã tư duy dựa trên rủi ro theo tiêu chuẩn iso 9001 2015
Áp dụng ISO 9001 trong doanh nghiệp
Hiểu đúng và hiểu rõ về ISO 9001
Trước khi áp dụng bất cứ tiêu chuẩn nào thì hiển nhiên phải hiểu rõ nội dung của tiêu chuẩn đó. Tiêu chuẩn ISO 9001 quy định về các yêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lượng được ban hành bởi Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế ISO. ISO 9001 nằm trong bộ tiêu chuẩn ISO 9000 biến nhất trên thế giới hiện nay.
Tiêu chuẩn này có hiệu lực trên toàn thế giới và cho phép áp dụng với mọi tổ chức không phân biệt về loại hình, không phân biệt về quy mô hay dịch vụ, sản phẩm cung cấp. Tính tới thời điểm hiện tại tiêu chuẩn ISO 9001 đã có tổng cộng 5 phiên bản.
Phiên bản hiện hành cũng là phiên bản mới nhất được ban hành vào ngày 24 tháng 9 năm 2015. Điều này cũng đồng nghĩa với việc các công ty áp dụng ISO 9001 cần xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo phiên bản mới nhất. Các giấy chứng nhận theo tiêu chuẩn trước đó hiện không còn hiệu lực.
Tiêu chuẩn ISO 9001 áp dụng cho những quá trình tạo ra và kiểm soát dịch vụ, sản phẩm mà tổ chức cung cấp. đồng thời đưa ra những quy định kiểm soát một cách có hệ thống những hoạt động sản xuất kinh doanh của tổ chức để đảm bảo nhu cầu và sự mong đợi của khách hàng được thỏa mãn.
4 lưu ý quan trọng khi áp dụng ISO 9001 trong doanh nghiệp
Việc áp dụng ISO 9001 trong doanh nghiệp đem đến nhiều lợi ích thiết thực. Chứng chỉ ISO 9001 quy định các yêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lượng. Vì vậy việc áp dụng tiêu chuẩn này cũng đồng nghĩa với việc doanh nghiệp xây dựng hệ thống quản lý chất lượng. Quá trình triển khai cần lưu ý:
Bám sát nội dung yêu cầu và thực hiện theo chu trình PDCA
Toàn bộ nội dung của tiêu chuẩn ISO 9001:2015 được xây dựng dựa theo cấu trúc cấp cao HLS kết hợp với chu trình PDCA. Trong 10 điều khoản của tiêu chuẩn này thì ba điều khoản đầu tiên cung cấp những kiến thức về định nghĩa và thuật ngữ.
Chi tiết của 3 điều khoản này có tại tiêu chuẩn ISO 9000:2015 – Hệ thống quản lý chất lượng – Cơ sở và từ vựng. Nội dung các yêu cầu để doanh nghiệp áp dụng ISO 9001 nằm trong 7 điều khoản cuối cùng từ điều khoản 4 đến điều khoản 10. 7 điều khoản này được xây dựng dựa theo chu trình PDCA với 4 bước:
- Plan – Hoạch định tương ứng Điều khoản 4 – Bối cảnh của tổ chức; Điều khoản 5 – Lãnh đạo; Điều khoản 6 – Hoạch định và Điều khoản 7 – Hỗ trợ là việc thiết lập mục tiêu cho hệ thống quản lý chất lượng và các quá trình, nguồn lực cần thiết nhằm đem đến kết quả phù hợp với yêu cầu về chính sách của tổ chức, yêu cầu của khách hàng, hỗ trợ nhận biết rủi ro, cơ hội.
- Do – Thực hiện tương ứng với Điều khoản 8 – Thực hiện là việc tổ chức triển khai những hoạt động đã được hoạch định trước đó.
- Check – Kiểm tra tương ứng với Điều khoản 9 – Đánh giá kết quả hoạt động bao gồm hoạt động theo dõi, đo lường và đánh giá các quá trình, dịch vụ, sản phẩm có đạt được theo đúng mục tiêu, chính sách, yêu cầu đã được hoạch định hay không đồng thời đưa ra báo cáo kết quả.
- Act – Hành động tương ứng với Điều khoản 10 – Cải tiến là việc tổ chức thực hiện những hành động để khắc phục những lỗ hổng còn tồn đọng để cải tiến kết quả thực hiện và nâng cao hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng.
Áp dụng 6 bước của tư duy dựa trên rủi ro
Tư duy dựa trên rủi ro là một trong những bước quan trọng nhằm xây dựng hệ thống quản lý chất lượng có hiệu quả. Áp dụng ISO 9001 trong doanh nghiệp thực chất đã hàm ý khái niệm tư duy dựa trên rủi ro từ những chiếc phiên bản trước.
Điều này thể hiện thông qua thực hiện hành động phòng ngừa loại bỏ sự không phù hợp tiềm ẩn hay phân tích sự không phù hợp gặp phải ra và tiến hành hành động thích hợp với tác động của sự không phù hợp để ngăn ngừa sự tái diễn. Tư duy dựa trên rủi ro được thực hiện khi tổ chức cần được hoạch định.
Nhờ đó tổ chức có thể nắm bắt và giải quyết rủi ro, cơ hội hiệu quả để tạo nền tảng cho việc xây dựng hệ thống quản lý chất lượng, ngăn ngừa tác động tiêu cực, đạt được kết quả cải tiến như mong muốn. Quá trình thực hiện dựa theo 6 bước cơ bản bao gồm:
- Xác định giới hạn xử lý rủi ro;
- Nhận diện rủi ro;
- Đánh giá rủi ro;
- Ứng phó rủi ro;
- Kiểm soát rủi ro;
- Giám sát và báo cáo.
Toàn bộ việc áp dụng ISO 9001 trong doanh nghiệp dựa theo phiên bản 2015 Yêu cầu phải xây dựng hệ thống quản lý thông qua xác định rõ bối cảnh của tổ chức, hoạch định nhằm đảm bảo kết quả như mong muốn. Sự khác biệt của tư duy dựa trên rủi ro theo ISO 9001:2015 so với các phiên bản trước đó nằm ở tính chủ động của doanh nghiệp trong quá trình xác định, giải quyết rủi ro.
Tạo lập, cập nhật và kiểm soát thông tin dạng văn bản
Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 linh hoạt hơn trong việc lưu trữ thông tin. Hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức cần bao gồm thông tin dạng văn bản theo đúng yêu cầu của tiêu chuẩn này và thông tin phải được tổ chức xác định là cần thiết để có thể đảm bảo tính hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng.
Thông tin dạng văn bản là một trong những yếu tố quan trọng để đánh giá hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng. Đây còn là bằng chứng quyết định tổ chức có đạt được giấy chứng nhận ISO 9001 không. Trong quá trình tạo lập và cập nhật thông tin dạng văn bản, tổ chức cần đảm bảo sự thích hợp khi nhận biết, mô tả, định dạng, phương tiện truyền thông xem xét và phê duyệt sự phù hợp, tính thỏa đáng.
Thông tin dạng văn bản khi áp dụng ISO 9001 trong doanh nghiệp cần phải được kiểm soát theo đúng yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng nhằm đảm bảo tính sẵn có, sự phù hợp để sử dụng bất cứ khi nào cần và được bảo vệ một cách thỏa đáng.
Tuân thủ các yêu cầu của ISO 9001 và lãnh đạo cao nhất
Quá trình xây dựng hệ thống quản lý chất lượng cần phải đảm bảo tuân thủ theo đúng những yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Quyền hạn của lãnh đạo cao nhất cũng được nâng lên trong phiên bản này. Khi lãnh đạo cao nhất nhận thấy hệ thống quản lý chất lượng đáp ứng được yêu cầu và đã sẵn sàng để đánh giá thì mới có thể đăng ký chứng nhận.
Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 quy định rất rõ đối với các yêu cầu về việc thực hiện hệ thống quản lý chất lượng. Tất cả nhằm hướng đến mục đích xây dựng, triển khai, duy trì và cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng. Phiên bản tiếng Việt còn cung cấp thêm thông tin cho các tổ chức tại hai phụ lục kèm theo.
Cụ thể phụ lục A làm rõ cấu trúc, thuật ngữ và những khái niệm mới trong tiêu chuẩn. Trong khi đó phụ lục B lại nêu chi tiết về những tiêu chuẩn khác các yêu cầu đối với quản lý chất lượng và hệ thống quản lý chất lượng. Các tổ chức có thể lưu ý hay phụ lục này để đơn giản hóa việc hiểu và áp dụng tiêu chuẩn.
Quý vị muốn biết thêm thông tin chi tiết có thể liên hệ tới Văn phòng chứng nhận kiểm soát chất lượng ISO Quốc Tế qua hotline 0904.889.859 (Ms.Hoa) – 0909.099.583 (Ms.Lam) để được giải đáp và hỗ trợ dịch vụ nhé!
