Quy trình quản lý ISO 9001 2015 hay quy trình triển khai Hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001 2015 là một trong những nội dung nhận được sự quan tâm của đông đảo cá nhân, tổ chức. Quy trình thực hiện như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!
>>>> Xem thêm
♦ Chi tiết yêu cầu quy trình kiểm soát tài liệu ISO 9001 2015
♦ Xác định phạm vi và mục đích của ISO 9001 2015
Quy trình quản lý ISO 9001
Bước 1 – Tìm hiểu về ISO 9001:2015
Bước đầu tiên của quy trình quản lý ISO 9001 2015 nói riêng và bất cứ quy trình triển khai hệ thống quản lý nói chung đều chỉ có thể tiến hành hiệu quả khi các cá nhân, tổ chức tìm hiểu rõ thông tin. Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 là phiên bản thứ 5 của chứng nhận ISO 9001 do Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế ISO ban hành.
Đây là tiêu chuẩn hiện hành phổ biến rộng rãi trên khắp thế giới. Tại Việt Nam, các tổ chức thường tìm hiểu song song tiêu chuẩn ISO 9001:2015 và phiên bản tiếng Việt do Bộ Khoa học và Công nghệ công bố – Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015.
Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 quy định các yêu cầu đối với Hệ thống quản lý chất lượng. ISO 9001:2015 nằm trong bộ tiêu chuẩn ISO 9000 và có mối quan hệ mật thiết với các tiêu chuẩn về hệ thống quản lý. Xét về nội dung ISO 9001:2015 được xây dựng dựa theo cấu trúc cấp cao HLS trên cơ sở kết hợp giữa cách tiếp cận theo quá trình, chu trình PDCA và tư duy dựa trên rủi ro. Các tổ chức cần tìm hiểu rõ nội dung những yêu cầu để xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng có hiệu lực.
Bước 2 – Đánh giá thực trạng của tổ chức
Thực trạng của tổ chức như thế nào có ảnh hưởng rất lớn tới quy trình quản lý ISO 9001. Đây cũng là một nội dung trong Điều khoản 4 – Bối cảnh của tổ chức. Theo đó, các tổ chức cần phải đánh giá thực trạng của bản thân và so sánh với những yêu cầu mà ISO 9001:2015 quy định.
Tổ chức cần thiết lập các quá trình và thủ tục một cách đầy đủ, chi tiết. Bước này giúp các công việc khi xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng tiến hành đơn giản hơn. Mặt khác quá trình đánh giá việc thực hiện sẽ được tiến hành bởi người có kiến thức chuyên môn về ISO 9001.
Bước này cần thực hiện tốt thì mới có thể nâng cao xác suất thành công. Từ đánh giá thực trạng của doanh nghiệp, những người chịu trách nhiệm chính trong xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng có thể xác định được nên thay đổi những gì, có cần bổ sung gì không để hoàn thiện bản kế hoạch.
Bước 3 – Thiết lập dự án, phân công vị trí
Toàn bộ quy trình ISO 9001 chưa bao giờ là một công việc đơn giản mà đòi hỏi các tổ chức phải đồng lòng, chung sức để thực hiện. Do đó lãnh đạo của tổ chức nên thành lập dự án, công bố dự án và phân công những vị trí quan trọng. Những người đảm nhiệm vị trí quan trọng sẽ có nhiệm vụ chính trong triển khai, duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng.
Do đó người được phân công cần phải có kiến thức chuyên môn tốt, có kinh nghiệm thực tế trong việc xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng. Đồng thời những người này phải am hiểu về hoạt động sản xuất, kinh doanh của tổ chức hoặc được hỗ trợ từ những nhân sự am hiểu để xây dựng hệ thống hiệu quả, nhanh chóng hơn. Kế hoạch cần chi tiết đến từng cá nhân thực hiện để đảm bảo hiệu quả và dễ truy xét trách nhiệm.
Bước 4 – Xây dựng hệ thống tài liệu
Tổ chức cần xây dựng hệ thống tài liệu cho hệ thống quản lý chất lượng. Đây là yêu cầu bắt buộc trong quy trình quản lý ISO 9001. Cụ thể tổ chức sẽ phân công những người làm nhiệm vụ viết tài liệu theo các mẫu sẵn có sau khi được tham khảo.
Người thực hiện sẽ dựa trên những mẫu tham khảo để viết tài liệu phù hợp với tình hình thực tế của tổ chức và yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Mỗi hạng mục sẽ có những mẫu khác nhau để người thực hiện lựa chọn sao cho phù hợp. Mặt khác từ những nội dung đánh giá thực trạng của tổ chức trước đó cần phải có người hệ thống hóa toàn bộ quy trình để tìm ra những yếu tố cần phải quản lý. Tổ chức sẽ xây dựng hệ thống văn bản để cụ thể hóa những công việc phải quản lý đó.
Bước 5 – Triển khai hệ thống quản lý chất lượng vào thực tế
Sau khi đã xây dựng được kế hoạch và hệ thống tài liệu phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001:2015 thì tổ chức có thể bắt tay thực hiện hệ thống quản lý chất lượng vào thực tế. Cụ thể tổ chức cần thực hiện một số hoạt động như sau:
- Tiến hành phổ biến nâng cao nhận thức cho toàn bộ bộ cán bộ công nhân viên trong tổ chức về tiêu chuẩn ISO 9001:2015 và các khái niệm, thuật ngữ có trong tiêu chuẩn ISO 9000:2015.
- Hướng dẫn cán bộ công nhân viên thực hiện theo đúng các quy trình và thủ tục đã được hệ thống trước đó.
- Phân rõ trách nhiệm cho từng đối tượng sử dụng tài liệu và tiến hành quy trình, thủ tục đúng theo chức năng, năng lực và nhiệm vụ của người đó.
- Tiến hành các cuộc đánh giá nội bộ để xem xét sự phù hợp của hệ thống quản lý chất lượng.
- Đưa ra những hành động khắc phục, cải tiến đối với sự không phù hợp.
Bước 6 – Đánh giá nội bộ
Bước quan trọng bậc nhất trong quy trình quản lý ISO 9001 chính là đánh giá nội bộ. Đây là bước bắt buộc phải tiến hành trong cả 5 phiên bản của tiêu chuẩn ISO 9001. Theo đó, tổ chức phải có người đại diện hiểu biết về tiêu chuẩn ISO 9001:2015 hướng dẫn về phương thức đánh giá nội bộ.
Tổ chức sẽ phải tiến hành đánh giá nội bộ định kỳ hàng tháng hoặc một khoảng thời gian nhất định do tổ chức tự thống nhất. Những cuộc đánh giá nội bộ phải được hoạch định nhằm cung cấp thông tin về hệ thống quản lý chất lượng có phù hợp với những yêu cầu của chính tổ chức và yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2015 hay không.
Mặt khác đánh giá nội bộ còn xem xét quá trình thực hiện và duy trì hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng trong tổ chức. Bản thân tổ chức phải hoạch định, thiết lập, triển khai và duy trì một hay nhiều chương trình đánh giá bao gồm phương pháp, tần suất, trách nhiệm các yêu cầu hoạch định, báo cáo có tính đến tầm quan trọng của những quá trình liên quan, thay đổi của tổ chức, kết quả của những lần đánh giá nội bộ trước đó.
Bước 7 – Chuẩn bị đánh giá chứng nhận
6 bước bên trên là quy trình quản lý ISO 9001 2015 để triển khai, duy trì thì và cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng. Thông thường quá trình này sẽ kéo dài từ 3 cho đến 6 tháng tùy theo tình hình của từng tổ chức. Một số tổ chức nhờ đến dịch vụ tư vấn hỗ trợ sẽ rút ngắn được thời gian chuyển khai.
Khi lãnh đạo của tổ chức nhận thấy hệ thống quản lý chất lượng đã thực hiện đáp ứng được những yêu cầu của tiêu chuẩn cấp chứng chỉ ISO 9001:2015 thì có thể tiến hành chuẩn bị đánh giá để đạt chứng nhận. chuẩn bị này bao gồm tự đánh giá trước chứng nhận và lựa chọn tổ chức chứng nhận được chỉ định từ Bộ Khoa học và Công nghệ theo đúng quy định.
Thông tin về 7 bước trong quy trình quản lý ISO 9001 2015 hy vọng đã có ích với Quý vị. Quý vị muốn tìm hiểu thông tin chi tiết hơn? Quý vị muốn tìm một đơn vị tư vấn uy tín? Quý vị muốn tìm tổ chức chứng nhận đúng quy định pháp luật và quy định Quốc tế?
Hãy đến với Văn phòng chứng nhận kiểm soát chất lượng ISO Quốc tế để được hỗ trợ dịch vụ chất lượng, giải đáp thắc mức miễn phí 24/7 ngay hôm nay nhé!
