Chi tiết yêu cầu quy trình kiểm soát tài liệu ISO 9001 2015

  1. Trang chủ
  2. ISO 9001
  3. Chi tiết yêu cầu quy trình kiểm soát tài liệu ISO 9001 2015

Updated: 04/09/2021 by ISO QUỐC TẾ

Quy trình kiểm soát tài liệu ISO 9001 là một trong những nội dung quan trọng các tổ chức cần quan tâm và thực hiện khi xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng. Yêu cầu với hệ thống hồ sơ theo ISO 9001:2015 cũng có sự thay đổi đáng kể so với các phiên bản trước đó. Chi tiết yêu cầu đối vưới hệ thống tài liệu, hồ sơ như thế nào?

>>> Xem thêm:

♦     Xác định phạm vi và mục đích của ISO 9001 2015

♦     Tổng hợp các câu hỏi trắc nghiệm về ISO 9001 2015 mới nhất

quy trinh kiem soat iso 9001 - Chi tiết yêu cầu quy trình kiểm soát tài liệu ISO 9001 2015

Quy trình kiểm soát tài liệu ISO 9001

Yêu cầu trao đổi thông tin theo ISO 9001:2015

Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 đưa ra các quy định đối với trao đổi thông tin, thông tin dạng văn bản và quy trình kiểm soát tài liệu ISO 9001. Cụ thể, các tổ chức phải xác định những hoạt động trao đổi thông tin bên ngoài và thông tin nội bộ thích hợp với Hệ thống quản lý chất lượng. Trong đó bao gồm trả lời các câu hỏi:

  • Thông tin trao đổi là thông tin gì?
  • Khi nào tiến hành trao đổi thông tin?
  • Đối tượng trao đổi thông tin là ai?
  • Phương thức trao đổi thông tin như thế nào?
  • Đối tượng thực hiện trao đổi thông tin là ai?

Trong đó trao đổi thông tin nội bộ tức là trao đổi thông tin bên trong toàn tổ chức. Trao đổi thông tin bên ngoài tức là tổ chức trao đổi thông tin với các bên quan tâm liên quan. Toàn bộ quá trình trao đổi thông tin cần phải được tiến hành theo kế hoạch và có hiệu lực.

Như vậy mới có thể thúc đẩy sự tham gia của mọi người, gia tăng hiểu biết về các vấn đề. Cụ thể bao gồm bối cảnh của tổ chức; nhu cầu và mong đợi của khách hàng, các bên quan tâm liên quan khác; Hệ thống quản lý chất lượng.

Yêu cầu về thông tin dạng văn bản theo ISO 9001:2015

Quy trình kiểm soát tài liệu ISO 9001 liên quan trực tiếp đến thông tin nội bộ và bên ngoài mà tổ chức thu nhận được. Trong đó thông tin dạng văn bản là thông tin cần được tổ chức kiểm soát, duy trì và phương tiện chứa đựng thông tin. Cụ thể thông tin dạng văn bản có thể ở định dạng, phương tiện bất kỳ và từ nguồn bất kỳ.

Nội dung thông tin dạng văn bản có thể đề cập tới Hệ thống quản lý, bao gồm cả các quá trình liên quan; thông tin được tạo ra cho quá trình vận hành hệ thống tài liệu của tổ chức; bằng chứng của các kết quả đạt được. 

Yêu cầu chung với thông tin dạng văn bản

Toàn bộ quy trình kiểm soát hố sơ ISO 9001 cần phải tổng hợp những thông tin dạng văn bản liên quan tới Hệ thống quản lý chất lượng. Trong đó Hệ thống quản lý chất lượng mà tổ chức triển khai phải bao gồm:

  • Thông tin dạng văn bản theo đúng yêu cầu của tiêu chuẩn chứng chỉ ISO 9001 ;
  • Thông tin dạng văn bản được tổ chức xác định là cần thiết nhằm đảm bảo tính hiệu lực cho Hệ thống quản lý chất lượng.

Mức độ của thông tin dạng văn bản với Hệ thống quản lý chất lượng có thể khác nhau theo từng tổ chức do đặc điểm về quy mô, loại hình hoạt động, quá trình, dịch vụ, sản phẩm của tỏ chức; mức độ phức tạp của các quá trình và sự tương tác giữa chúng; năng lực của nhân sự.

Yêu cầu trong tạo lập và cập nhật thông tin dạng văn bản

Tạo lập và cập nhật thông tin dạng văn bản cũng là một bước trong quy trình kiểm soát tài liệu ISO 9001 của mọi phiên bản. Trong quá trình tạo lập và cập nhật thông tin dạng văn bản, tổ chức cần phải đảm bảo sự thích hợp trong việc:

  • Nhận biết và mô tả;
  • Định dạng và phương tiện truyền thông;
  • Xem xét và phê duyệt sự phù hợp, tính thỏa đáng.

Yêu cầu kiểm soát thông tin dạng văn bản

Toàn bộ thông tin dạng văn bản theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2015 và Hệ thống quản lý chất lượng cần phải được kiểm soát nhằm đảm bảo sự sẵn có, tính phù hợp để có thể sử dụng bất cứ khi nào cần, tại tổ chức; được bảo vệ một cách thỏa đáng. Quá trình kiểm soát thông tin dạng văn bản yêu cầu tổ chức phải giải quyết các vấn đề bao gồm:

  • Hành động phân phối, tiếp cận, khôi phục và sử dụng thông tin dạng văn bản; 
  • Hành động lưu trữ, bảo quản thông tin dạng văn bản bao gồm việc giữ gìn để có thể đọc được;
  • Hành động kiểm soát các thay đổi với thông tin dạng văn bản;
  • Hành động lưu giữ và hủy bỏ thông tin dạng văn bản.

Trong quy trình kiểm soát tài liệu ISO 9001, thông tin dạng văn bản có nguồn gốc từ bên ngoài phải được tổ chức xác định là cần thiết cho hoạch định và thực hiện Hệ thống quản lý chất lượng phải được nhận biết khi thích hợp, kiểm soát theo đúng yêu cầu.

Toàn bộ thông tin dạng văn bản phải được lưu giữ để làm bằng chứng về sự phù hợp cần phải được bảo vệ để tránh sửa đổi ngoài dự kiến. Những thông tin dạng văn bản còn là bằng chứng để đánh giá hiệu lực của Hệ thống quản lý chất lượng tổ chức triển khai.

Chi tiết quy trình kiểm soát tài liệu ISO 9001:2015

Quá trình xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 không hề đơn giản. Tổ chức không chỉ phải đáp ứng các yêu cầu mà tiêu chuẩn ISO 9001:2015 quy định mà còn phải tuân theo yêu cầu chế định, luật định để thỏa mãn được yêu cầu của khách hàng.

Tùy thuộc vào quá trình sử dụng Hệ thống quản lý chất lượng của từng tổ chức mà thời gian thực hiện có thể kéo dài trong khoảng từ 3-6 tháng hoặc hơn. Trong thời gian đó, mọi hoạt động đều phải được lưu giữ thành tài liệu, hồ sơ phục vụ cho quy trình kiểm soát tài liệu ISO 9001 phiên bản 2015.

Cụ thể quy trình kiểm soát tài liệu ISO 9001 2015 bắt đầu từ khi tổ chức nhận được đơn hàng từ người mua cho đến khi giao hàng theo đúng thời gian dự kiến. Toàn bộ quy trình đều phải được thiết lập tài liệu tương ứng để kiểm tra chặt chẽ, tránh sai sót không mong muốn. Trong đó bao gồm:

  • Tài liệu về quá trình nhận đơn hàng từ người mua ví dụ như hợp đồng, yêu cầu về hàng hóa, số lượng, thông số kỹ thuật…
  • Tài liệu về việc xử lý thông tin trong quá trình phân phối đơn hàng từ người đã ký kết hợp đồng cho đến bộ phận chịu trách nhiệm sản xuất, cung ứng sản phẩm.
  • Tài liệu về nguyên vật liệu bao gồm số lượng, người đặt mua, đơn vị cung cấp, quy cách nguyên vật liệu…
  • Tài liệu về kho nguyên vật liệu bao gồm việc kiểm tra hóa chất, kiểm tra yêu cầu vật lý đối với nguyên vật liệu….
  • Tài liệu về quá trình sản xuất bao gồm yêu cầu về vật liệu đối với phòng vật tư, chi tiết từng quá trình sản xuất, đóng gói sản phẩm.
  • Tài liệu về kiểm tra an toàn theo quy cách được quy định đối với từng sản phẩm ví dụ như sản phẩm là thực phẩm thì phải kiểm tra an toàn thực phẩm.
  • Tài liệu về kiểm tra cuối cùng bao gồm chất lượng, số lượng, quy cách đóng gói, tài liệu xuất hàng khi đã có quyết định kiểm tra cuối cùng từ bộ phận chịu trách nhiệm.
  • Tài liệu về giao hàng bao gồm các mã đã đạt yêu cầu đúng với ngày giao hàng dự kiến.

Tùy theo đặc điểm của đơn vị cung cấp sản phẩm, dịch vụ mà quy trình kiểm soát tài liệu ISO 9001 2015 cũng có thể thay đổi tương ứng sao cho phù hợp. Quý vị muốn tìm hiểu chi tiết hơn về quá trình xây dựng hệ thống quản lý chất lượng cũng như kiểm soát tài liệu của tổ chức? Quý vị muốn tìm một đơn vị uy tín để hỗ trợ trong quá trình xin đạt giấy chứng nhận ISO 9001 phiên bản mới nhất để đáp ứng trong công việc?

Hãy liên hệ tới Văn phòng chứng nhận kiểm soát chất lượng ISO Quốc tế bằng cách gọi điện qua hotline 0986.81.6789 – 0988.35.9999 hoặc truy cập website https://isoquocte.com/ để được giải đáp thắc mắc miễn phí, hỗ trợ dịch vụ tư vấn, đánh giá chứng nhận chuyên nghiệp nhé!

GIỚI THIỆU

Văn Phòng Chứng Nhận Kiểm Soát Chất Lượng ISO Quốc Tế

Chúng tôi đặt mục tiêu trở thành một trong những tổ chức uy tín nhất  hợp tác với các tổ chức chứng nhận quốc tế trong mọi lĩnh vực, đặc biệt là tuân thủ đầy đủ các quy tắc công nhận quốc tế.

Công ty chúng tôi, được thành lập dưới sự lãnh đạo của các nhà quản lý có nhiều năm kinh nghiệm và tích lũy kiến ​​thức trong các công ty giám sát và chứng nhận uy tín quốc tế và quốc gia.

Các tiêu chuẩn chứng nhận hệ thống như ISO 9001, ISO 14001, ISO 22000, OHSAS 18000, ISO 27001, ISO 20000, ISO 37001, ISO 45001, ISO 50001, SA 8000, HACCP, GMP, FSSC 22000, IATF 16949 ….v…v…v…

Chứng nhận được công nhận toàn cầu bỏi tổ chức International Accreditation Service  IAS ( Hoa Kỳ )International Accreditation Forum ( IAF )

iso certificate slidebar - Chi tiết yêu cầu quy trình kiểm soát tài liệu ISO 9001 2015
  iaf certsearch   FDA   Tài liệu tiêu chuẩn quốc tế   Tổ chức Công Nhận Quốc Tế   IAF ISO QUỐC TẾ   ISO  

Dịch Vụ Chứng Nhận ISO

Bài viết liên quan

You cannot copy content of this page