Sổ tay chất lượng ISO 9001 là một trong những tài liệu quen thuộc đối với các tổ chức triển khai Hệ thống quản lý chất lượng. Sổ tay chất lượng là gì? Tài liệu này có thực sự cần thiết? Nội dung trong sổ tay chất lượng như thế nào? Các khái niệm cơ bản ra sao? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết nhé!
>>> Xem thêm:
♦ Chi tiết 3 nội dung quan trọng của ISO 9001 hệ thống quản lý chất lượng
♦ Khái quát nội dung ISO 9001:2015 và nguyên tắc quản lý chất lượng
Sổ tay chất lượng ISO 9001
Tổng hợp một số khái niệm liên quan tới sổ tay chất lượng trong 9001:2015
ISO 9001:2015 – Quality Management Systems – Requirements còn được gọi với tên tiếng Việt là Hệ thống quản lý chất lượng – các yêu cầu. Tiêu chuẩn này được ban hành bởi Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế ISO với 5 phiên bản. Phiên bản đầu tiên ISO 9001:1987 ban hành vào năm 1987.
Từ đó đến tay tiêu chuẩn ISO 9001 không ngừng thay đổi về nội dung để phù hợp với thời đại. Phiên bản hiện hành là tiêu chuẩn ISO 9001:2015 đã chính thức thay thế cho 4 phiên bản trước đó. Tiêu chuẩn này quy định các yêu cầu đối với Hệ thống quản lý chất lượng. Trong đó:
Hệ thống quản lý chất lượng
Hệ thống quản lý chất lượng bao gồm những hoạt động mà theo đó tổ chức có thể nhận biết được mục tiêu của mình, xác định được các quá trình, nguồn lực cần thiết để đạt được kết quả mong muốn. Mặt khác Hệ thống quản lý chất lượng cho phép quản lý các quá trình tương tác, các nguồn lực cần thiết để đem lại giá trị, thu được kết quả cho các bên quan tâm.
Mọi tài liệu bao gồm cả sổ tay chất lượng ISO 9001 đều xoay quanh Hệ thống quản lý chất lượng. Hệ thống quản lý chất lượng hỗ trợ lãnh đạo cao nhất của tổ chức tối ưu sử dụng nguồn lực có tính đến hệ quả ngắn hạn và dài hạn của các quyết định bản thân đưa ra. Ngoài ra, Hệ thống quản lý chất lượng còn đưa ra phương thức nhận biết hoạt động để giải quyết hệ quả dự kiến, ngoài dự kiến khi cung cấp dịch vụ, sản phẩm.
Quá trình
Tổ chức áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng có các quá trình có thể xác định được, đo lường và cải tiến được. Các quá trình này có thể tương tác với nhau nhằm mang lại kết quả nhất quán với mục tiêu mà tổ chức đề ra cũng như xuyên suốt ranh giới giữa các chức năng.
Một số quá trình có thể là chính yếu bắt buộc phải có. Tuy nhiên số khác lại không. Các quá trình có hoạt động liên quan lẫn nhau với đầu ra để mang lại đầu ra. Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 áp dụng cách tiếp cận quá trình nhằm mục đích hoạch định, hỗ trợ hoạt động xây dựng, áp dụng và cải tiến liên tục Hệ thống quản lý chất lượng.
Lãnh đạo cao nhất
Lãnh đạo cao nhất của tổ chức có thể là cá nhân hoặc một nhóm người định hướng, kiểm soát tổ chức ở cấp cao nhất. Lãnh đạo cao nhất có quyền ủy quyền, cung cấp nguồn lực trong phạm vi tổ chức. Nếu như phạm vi của Hệ thống quản lý chỉ bao gồm một phần của tổ chức thì lãnh đạo cao nhất chỉ những người định hướng và kiểm soát phần đó của tổ chức.
Sổ tay chất lượng ISO 9001 là gì?
Hệ thống tài liệu của tiêu chuẩn chứng nhận ISO 9001 2015 bao gồm nhiều tài liệu và hồ sơ khác nhau. Trong đó có những tài liệu, hồ sơ mang tính chất bắt buộc. Ngược lại một số khác tổ chức có thể sử dụng hoặc không tùy theo nhu cầu thực tế.
Sổ tay chất lượng ISO 9001 là gì?
Sổ tay chất lượng ISO 9001 là gì? Thực tế đây là một trong những tài liệu phổ biến được sử dụng rộng rãi trong nhiều tổ chức. Hiểu một cách đơn giản thì đây là một cuốn sổ có mọi thông tin cơ bản về Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001.
Trong đó bao gồm định hướng hoạt động của tổ chức, công tác quản lý kinh doanh cho đến những thông tin liên quan tới Hệ thống quản lý chất lượng… Mục đích của tài liệu này là hỗ trợ cho cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp trong quá trình triển khai Hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả, có đường lối hơn.
Nội dung cơ bản trong sổ tay chất lượng ISO 9001
Việc xây dựng nội dung cho sổ tay chất lượng ISO 9001 không có quy định bắt buộc mà phụ thuộc vào nhu cầu, định hướng mục tiêu của doanh nghiệp. Định nghĩa về tài liệu này đã đủ để cho thấy những thông tin cơ bản cần có. Cụ thể bao gồm một số thông tin như sau:
- Giới thiệu sơ lược về tổ chức bao gồm quy mô, địa điểm, loại hình sản xuất kinh doanh.
- Các quy trình như Hệ thống quản lý chất lượng, trách nhiệm của lãnh đạo, quản lý nguồn lực, tạo ra sản phẩm, đo lường, phân tích và hoạt động cải tiến… Nội dung này được xây dựng dựa theo những yêu cầu cụ thể có trong tiêu chuẩn ISO 9001.
- Các biểu mẫu, bảng biểu hướng dẫn chi tiết cho từng hạng mục công việc. Tất cả được lập dựa theo mức độ cần thiết của các quy trình và có thể chi tiết về người thực hiện. Các biểu mẫu phải được thống nhất sử dụng trong toàn bộ quá trình quản lý điều hành nhằm đảm bảo hiệu quả của Hệ thống quản lý chất lượng.
- Bản hướng dẫn công việc có phần tương tự như biểu mẫu. Tuy nhiên đây là văn bản mô tả chi tiết cho từng hạng mục công việc cần tiến hành như thế nào, yêu cầu trong tiêu chuẩn ISO 9001:2015 ra sao, phương pháp thử nghiệm, đo lường thực hiện là gì… Mặt khác bản hướng dẫn công việc cần phải được soạn thảo theo đúng nội dung công việc thực tế tại doanh nghiệp, tổ chức để đảm bảo tính cụ thể.
- Nội dung các nguyên tắc quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 là điều mà tất cả người tham gia xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng đều phải hiểu rõ.
Cách xây dựng nội dung cho sổ tay chất lượng ISO 9001:2015
Thực tế việc xây dựng nội dung cho sổ tay chất lượng ISO 9001 phiên bản nào cũng phải được tiến hành dựa trên các yêu cầu cụ thể được quy định trong tiêu chuẩn ISO 9001 phiên bản đó. ISO 9001:2015 quy định các yêu cầu đối với Hệ thống quản lý chất lượng gồm 10 điều khoản.
Như vậy người xây dựng nội dung cho sổ tay chất lượng cũng có thể bám sát vào 10 điều khoản này để tiến hành. Kết hợp với đó là nội dung cuối cùng về hồ sơ và những tài liệu kèm theo để cung cấp thông tin chi tiết hơn cho người sử dụng. Sổ tay càng chi tiết, càng bám sát với thực tế thì hiệu quả khi áp dụng lại càng cao.
Tính bắt buộc của sổ tay chất lượng ISO 9001
Không thể phủ nhận sự cần thiết của sổ tay chất lượng ISO 9001 trong quá trình triển khai, duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng. Các phiên bản trước đây đều đưa sổ tay chất lượng là một trong những tài liệu bắt buộc cần có khi đánh giá cấp chứng chỉ ISO 9001.
Tuy nhiên phiên bản mới nhất ISO 9001:2015 không còn quy định nhưu vậy nữa. Cụ thể tiêu chuẩn này không bắt buộc với sổ tay chất lượng mà coi như đây là tài liệu cần thiết của tổ chức. Tổ chức có thể đưa vào hệ thống tài liệu nếu thấy tầm quan trọng của sổ tay chất lượng đối với việc xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng của mình.
Nguyên nhân là bởi đây chỉ tựa như mục lục bao quát của Hệ thống quản lý chất lượng. Ngược lại tiêu chuẩn ISO 9001:2015 đưa ra quy định chặt chẽ hơn với thông tin dạng văn bản. Thông tin dạng văn bản phải là thông tin được tổ chức xác định là cần thiết nhằm đảm bảo hiệu lực của Hệ thống quản lý chất lượng.
Quý vị muốn biết rõ hơn về hệ thống tài liệu của ISO 9001:2015 cũng như phương thức đạt được chứng nhận? Hãy liên hệ Văn phòng chứng nhận kiểm soát chất lượng ISO Quốc tế qua hotline 0909.099.583 (Ms.Lam) – 0904.889.859 (Ms.Hoa) – 0909.099.583 (Ms.Lam) hoặc truy cập website https://isoquocte.com/ để được tư vấn và hỗ trợ dịch vụ nhé!
