ISO 9001 sẽ giúp bạn khởi nghiệp như thế nào?

Mặc dù nó thường được coi là một công cụ cho các công ty lớn hơn, lâu đời hơn, nhưng chứng chỉ ISO 9001 thực sự có sức mạnh ngang nhau trong việc thúc đẩy hiệu quả hoạt động của các doanh nghiệp nhỏ cũng như các công ty mới thành lập. Đây là cách thực hiện:

Xây dựng mong muốn

Việc chứng minh kinh nghiệm và năng lực trong thị trường cạnh tranh ngày nay thường có thể là một cuộc đấu tranh. Với sự phụ thuộc ngày càng nhiều vào lời chứng thực, lời giới thiệu truyền miệng và bằng chứng xã hội, làm thế nào để một công ty khởi nghiệp có thể chứng minh khả năng cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ một cách nhất quán theo cách lấy khách hàng làm trung tâm?

ISO 9001 là một hệ thống quản lý tập trung vào khách hàng với một trong 7 nguyên tắc cơ bản là dành riêng cho khách hàng và trải nghiệm của họ. Tiêu chuẩn ISO 9001 khuyến khích sự tập trung này thông qua việc giúp các tổ chức thực hiện các quy trình để giúp họ hiểu nhu cầu của khách hàng, thông qua việc thu thập phản hồi của họ và đảm bảo bạn có một thủ tục khiếu nại được lập thành văn bản và hiệu quả nếu điều tồi tệ nhất xảy ra. Các quy trình này thậm chí có thể được áp dụng cho các liên hệ kinh doanh và nhà cung cấp, giúp bạn làm việc cùng nhau hiệu quả hơn.

Thông qua chứng nhận ISO 9001, bạn có thể cho người mua tiềm năng thấy rằng doanh nghiệp của bạn có những gì cần thiết để luôn đáp ứng và thậm chí vượt quá nhu cầu của họ.

Thông qua việc quảng bá chứng nhận ISO của tổ chức, các công ty khởi nghiệp có xu hướng phát triển nhanh hơn, vì ngày càng thu hút nhiều khách hàng đến với doanh nghiệp. Việc nắm giữ chứng chỉ sẽ trả lời nhiều câu hỏi liên quan đến cách thức hoạt động của tổ chức, đồng thời cải thiện uy tín và hình ảnh trên thị trường.

Chris Tuffrey, Giám đốc khu vực tại QMS International

Hợp lý hóa hoạt động

Một trong những khó khăn lớn nhất mà các công ty khởi nghiệp gặp phải là thiết lập quy trình hiệu quả. Ở giai đoạn đầu, trọng tâm có thể tập trung hơn vào việc hoàn thành công việc, hơn là mức độ hiệu quả hay mức độ của hành trình “hoàn thành”.

ISO 9001 có thể giúp thực hiện điều này, bằng cách khuyến khích các doanh nghiệp ghi lại các quy trình của họ, quan sát chúng trong thực tế và thực hiện các cải tiến. Mặc dù điều này có vẻ như là một nỗ lực lớn để hoàn thành trong những ngày đầu của doanh nghiệp, nhưng phần thưởng về hiệu quả được cải thiện cùng với khả năng cung cấp các chỉ số phân phối chính xác cho khách hàng là vô cùng lớn và có thể tạo thành nền tảng cho các mối quan hệ kinh doanh lâu dài .

Thực hiện các quy trình và thủ tục có cấu trúc như một phần của hệ thống ISO 9001, ngay từ đầu, có thể cải thiện các hoạt động lập kế hoạch, quản trị và giao tiếp trong toàn công ty. Điều này có thể giúp tổ chức đạt được sự phân phối nhất quán sản phẩm hoặc dịch vụ mà họ cung cấp cho khách hàng. Các tổ chức xác định các khiếm khuyết trong quá trình và thủ tục của họ sớm hơn và đảm bảo các hành động khắc phục được thực hiện để ngăn chặn chúng tái diễn.

Chris Tuffrey, Giám đốc khu vực tại QMS International

Quản lý thay đổi

Đối với những người mới thành lập, thay đổi là điều chắc chắn và cách doanh nghiệp của bạn thích ứng với sự thay đổi đó có thể đồng nghĩa với sự khác biệt giữa thành công và thất bại. Với ISO 9001, khả năng thích ứng với sự thay đổi được tích hợp sẵn, từ việc đảm bảo bạn có sẵn các nguồn lực phù hợp, đến đảm bảo rằng bất kỳ thay đổi nào cũng được đưa vào các quy trình kinh doanh của bạn (và tài liệu thích hợp được cập nhật tương ứng). PDCA), dựa trên tiêu chuẩn ISO 9001, cũng sẽ hỗ trợ quản lý sự thay đổi trong doanh nghiệp của bạn. PDCA đặt các doanh nghiệp vào một tư thế tuyệt vời để thích ứng với sự thay đổi. Có nghĩa là các kế hoạch được đưa ra, bao gồm đánh giá rủi ro của cả kế hoạch và sự thay đổi, và kết quả của các kế hoạch đó được phân tích để xem liệu chúng có thành công hay không cũng như có thể làm gì khác để cải thiện những kết quả đó.

Sơ tuyển hồ sơ dự thầu

Các tập đoàn lớn hơn và các tổ chức công muốn bạn có thể chứng minh rằng bạn có một cơ cấu cung cấp dịch vụ hiệu quả để đáp ứng các yêu cầu của một thỏa thuận làm việc lớn hơn. Do đó, ISO 9001 thường là điều kiện tiên quyết cho các ứng dụng như vậy.

Đối với nhiều doanh nghiệp mới thành lập, đặc biệt là những doanh nghiệp đang cung cấp dịch vụ thích hợp, ISO 9001 sẽ cung cấp cho bạn những thông tin cần thiết để giành được những hợp đồng lớn hơn đó.

Các doanh nghiệp mới thành lập đang tìm cách giành được công việc thông qua đấu thầu hoặc giành được các dự án từ các khách hàng lớn có thể thấy rằng nhờ có ISO 9001, cơ hội giành được công việc của họ sẽ tăng lên.

Chris Tuffrey, Giám đốc khu vực tại QMS International

Chuẩn bị cho sự phát triển

Thật kỳ lạ, một hoàn cảnh mà nhiều công ty mới thành lập ít chuẩn bị nhất lại là điều họ mong muốn nhất: thành công.

Khi khối lượng công việc trở nên quá nhiều để xử lý, có hai lựa chọn; biến công việc đi hoặc phát triển. ISO 9001 giúp doanh nghiệp của bạn đặt ra các mục tiêu thực tế và mở rộng bằng cách đảm bảo bạn có các quy trình được xác định rõ ràng. Những điều này sẽ giúp bạn xác định bất kỳ điểm khó khăn nào có thể đến và cho phép bạn bắt đầu kinh doanh mới, đồng thời phản ứng phù hợp.

ISO 9001 cũng có thể giúp các doanh nghiệp lặp lại những thành công của họ bằng cách phân tích lý do và cách chúng xảy ra. Quá trình cải tiến liên tục này là một phần không thể thiếu trong Tiêu chuẩn và được khuyến khích trong mọi lĩnh vực, cho phép hình thành văn hóa nhân viên tập trung vào việc học hỏi và tận dụng tốt nhất mọi tình huống.

Cuối cùng

Mặc dù ISO 9001 có vẻ là một quá trình tốn nhiều thời gian, nhưng việc cân nhắc những ưu và khuyết điểm trước khi loại bỏ nó là quá nhiều công sức (ngoài ra, có thể không mất nhiều thời gian như bạn nghĩ). Nếu bạn tin rằng công việc khởi nghiệp của bạn sẽ thành công và sẽ mở rộng theo thời gian, thì khoản tiết kiệm tiền và thời gian mà chứng chỉ sẽ mang lại cho bạn trong tương lai xứng đáng hơn so với khoản đầu tư nhỏ hơn đáng kể vào nguồn lực của bạn hiện nay.

Ban đầu được xuất bản vào Thứ tư, ngày 24 tháng 8 năm 2016