Bảo trì hệ thống quản lý: Doanh nghiệp cần làm gì?

Đảm bảo rằng Hệ thống quản lý của bạn luôn được cập nhật là một trong những khía cạnh quan trọng nhất của việc tuân thủ Tiêu chuẩn ISO, đặc biệt vì nó là một phần của việc duy trì chứng nhận của bạn theo Tiêu chuẩn đã chọn. Nó không phải là tài liệu được viết một lần và chỉ thỉnh thoảng mới được đọc – Hệ thống quản lý là một tài liệu hoặc chuỗi tài liệu liên tục phát triển.

Để đảm bảo bạn duy trì đúng Hệ thống quản lý của mình, hãy làm theo hướng dẫn của chúng tôi:

Các hoạt động đã lên lịch

Như được nêu chi tiết trong Hệ thống quản lý của bạn, bạn phải thực hiện các hoạt động theo lịch trình thường xuyên. Các hoạt động này có thể dẫn đến những thay đổi đối với Hệ thống quản lý của bạn, cả về các quy trình được lập thành văn bản và bằng chứng thu thập được trong các hoạt động kiểm toán nội bộ của bạn. (xem “Đánh giá nội bộ” bên dưới).

Kiểm toán nội bộ

Để đảm bảo rằng các quy trình của doanh nghiệp bạn phù hợp với mục đích và hoạt động hiệu quả, điều quan trọng là phải thực hiện Kiểm tra nội bộ thường xuyên. Những đánh giá này có thể tập trung vào các phòng ban hoặc quy trình riêng lẻ và cho phép bạn xác minh rằng các quy trình có hiệu quả hoặc sẽ xác định sự khác biệt giữa những gì doanh nghiệp của bạn cho biết nó đang thực hiện trong Hệ thống quản lý và những gì đang thực sự xảy ra. Điều này có thể là do quy trình đã lỗi thời và không phản ánh quy trình hiện tại hoặc có thể là do nhân viên không tuân theo các quy trình đã được lập thành văn bản một cách chính xác, tức là không ghi thông tin vào phiếu kiểm tra.

Khi một quy trình được xác định là lỗi thời, điều quan trọng là Hệ thống quản lý phải được cập nhật cho phù hợp, vì tác động của một quy trình này là khác nhau có thể lan tỏa khắp doanh nghiệp của bạn thông qua các nhiệm vụ và quy trình liên quan khác nhau.

Cũng có việc phải làm nếu quy trình được lập thành văn bản không được thực hiện, không phải để thay đổi Hệ thống quản lý, mà là đào tạo lại nhóm về cách thực hiện quy trình như đã được lập thành văn bản. Rốt cuộc, nếu không làm như vậy có thể gây ra những ảnh hưởng trực tiếp đến toàn doanh nghiệp, làm chậm dây chuyền sản xuất hoặc ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ được cung cấp. Việc giám sát theo dõi sau đó sẽ được thực hiện để đảm bảo rằng việc đào tạo lại đã có hiệu quả.

Đọc thêm về thực hiện Kiểm toán nội bộ trong hướng dẫn của chúng tôi.

Đánh giá quản lý

Đánh giá của Ban Giám đốc là một cuộc họp chính thức, có cấu trúc, có sự tham gia của lãnh đạo cao nhất và diễn ra đều đặn trong năm. Trong đó Kiểm toán nội bộ tập trung vào các chi tiết cụ thể, Đánh giá của ban giám đốc nhìn vào bức tranh toàn cảnh hơn. Các cuộc họp này xem xét toàn bộ Hệ thống quản lý đang vận hành như thế nào, tìm kiếm các mẫu trong kết quả Kiểm toán nội bộ và bất kỳ sự không phù hợp nào đã nêu ra (xem phần “Sự không tuân thủ” bên dưới).

Bằng cách nhìn mọi thứ từ một tầm cao hơn, có thể xác định được các cải tiến hoặc tiết kiệm hiệu quả khác và Hệ thống quản lý được cập nhật tương ứng. Sau đó, đào tạo có thể được triển khai cho bất kỳ nhóm bị ảnh hưởng nào để đảm bảo những thay đổi này được thực hiện và thực hiện trong toàn bộ doanh nghiệp.

Trong các cuộc họp này, các mục tiêu và mục tiêu cho doanh nghiệp của bạn cũng cần được xem xét và tài liệu của chúng được cập nhật khi cần thiết nếu cần có bất kỳ thay đổi nào đối với mục tiêu hoặc các hoạt động sẽ liên quan để đạt được mục tiêu đó.

Đọc thêm về việc thực hiện Đánh giá của Ban Giám đốc trong hướng dẫn của chúng tôi.

Kiểm toán bên ngoài

Mặc dù không do nhóm của bạn thực hiện, nhưng Đánh giá bên ngoài vẫn là một phần quan trọng của việc tuân thủ. Đánh giá bên ngoài là nơi một bên thứ ba đến tổ chức của bạn, ít nhất một lần mỗi năm và xem xét các quy trình của bạn để đảm bảo rằng chúng phù hợp với những gì được viết trong Hệ thống quản lý của bạn nhưng chúng vẫn tuân thủ (các) Tiêu chuẩn mà doanh nghiệp được chứng nhận.

Bất kỳ vấn đề nào đưa ra trong quá trình đánh giá cần được khắc phục bằng cách cập nhật tài liệu cho Hệ thống quản lý của bạn hoặc bằng cách đào tạo lại các cá nhân bị ảnh hưởng, nơi đã xác định được việc không tuân thủ các quy trình.

Đọc thêm về chuẩn bị cho Đánh giá bên ngoài trong hướng dẫn của chúng tôi.

Hoạt động định kỳ

Bằng chứng đánh giá bên ngoài và thông tin dạng văn bản

Nhiệm vụ thu thập bằng chứng cho Kiểm toán bên ngoài được đảm nhận một phần bởi nỗ lực của bạn trong các hoạt động Đánh giá nội bộ và Đánh giá quản lý, nhưng bạn cũng cần cung cấp bằng chứng ở những nơi khác.

Bất kỳ tài liệu nào tạo thành một phần của các quy trình được ghi lại của bạn, nhưng sẽ không thay đổi / bị thay đổi, nên được lưu giữ trong hồ sơ như một phần bằng chứng của bạn. Điều này bao gồm các mục như chứng chỉ đào tạo, hồ sơ sản xuất, kết quả kiểm tra và biên bản cuộc họp.

Su khong phu hop

Các vấn đề trong đó các quy trình được lập thành văn bản của bạn không khớp với những gì đang xảy ra trong doanh nghiệp của bạn được gọi là sự không tuân thủ, đặc biệt nếu những khác biệt này dẫn đến việc bạn không tuân thủ (các) Tiêu chuẩn đã chọn.

Đào tạo nhân viên của bạn để nhận ra và báo cáo các trường hợp không tuân thủ để bạn có thể nhanh chóng hành động, điều chỉnh Hệ thống quản lý của mình cho phù hợp.

Lưu giữ hồ sơ của các báo cáo này và bất kỳ hành động nào được thực hiện vì bạn sẽ cần xem xét các hồ sơ này trong quá trình Đánh giá của Ban Giám đốc, và chúng cũng đóng vai trò là bằng chứng trong Đánh giá bên ngoài.

Đọc hướng dẫn về sự không phù hợp trong hướng dẫn của chúng tôi.

Tại sao Doanh nghiệp Nên Duy trì Hệ thống Quản lý của họ?

Vào cuối ngày, tất cả là về hiệu quả và chất lượng. Bất kể Hệ thống quản lý của bạn đang tuân theo (các) Tiêu chuẩn nào, mục đích chung của nó là làm cho hoạt động kinh doanh của bạn hiệu quả hơn và trở nên tốt nhất có thể trong các lĩnh vực đó, cho dù đó là lĩnh vực Sức khỏe & An toàn với ISO 45001, hoặc Bảo mật thông tin thông qua ISO 27001.

Bằng cách liên tục cải tiến Hệ thống quản lý, thực hiện các thay đổi gia tăng đối với các quy trình của bạn và đảm bảo những thay đổi đó được ghi lại, bạn đang thiết lập doanh nghiệp của mình để thành công – và đó là một phần lý do tại sao bạn đã triển khai Hệ thống quản lý ngay từ đầu!

Ngay cả khi bạn đang tuân theo hướng dẫn của Tiêu chuẩn ISO để cải tiến liên tục, nếu bạn không ghi lại những thay đổi của mình, tức là bạn đang tin tưởng những cải tiến của mình vào trí nhớ của nhân viên, điều này là tốt – nhưng điều gì sẽ xảy ra? ai đó quên, một thành viên trong nhóm của bạn rời đi, hoặc những người mới tham gia, nhưng họ được đào tạo theo các quy trình cũ? Nếu không có hồ sơ tài liệu về những thay đổi của bạn, bạn có nguy cơ đánh mất tiến trình kinh doanh hiệu quả hơn và thậm chí ảnh hưởng tiêu cực đến khách hàng của bạn với một hành trình không nhất quán.

Tim sự giup đơ?

Nhóm QMS có thể giúp bạn khai thác tối đa Hệ thống quản lý của mình với sự tư vấn và đào tạo của chuyên gia. Chỉ cần liên hệ để tìm hiểu cách chúng tôi có thể trợ giúp.