Tôi phải làm gì nếu thất bại trong cuộc kiểm tra ISO của mình?

Khi bạn thất bại bất cứ điều gì, dù là một bài kiểm tra hay một nhiệm vụ, nó có thể khiến bạn thất vọng. Tâm trí có thể bắt đầu lo lắng rằng điều tồi tệ nhất sẽ xảy ra – trong trường hợp đánh giá thất bại, việc xóa trạng thái được chứng nhận của bạn.

Mặc dù có thể khó thực hiện, nhưng hãy cố gắng đừng hoảng sợ. Có rất ít trường hợp đánh giá thất bại đồng nghĩa với việc chứng nhận của bạn sẽ bị tước bỏ, cũng không phải là trường hợp hiếm – việc các doanh nghiệp trải qua đánh giá thất bại tại một số thời điểm trong chu kỳ chứng nhận là điều khá điển hình.

Nó cũng có thể hữu ích để coi thất bại là cơ hội để cải thiện doanh nghiệp của bạn và các quy trình của nó.

Vì vậy, nếu bạn đã thất bại trong quá trình kiểm tra và đang tìm kiếm sự trợ giúp, hãy đọc qua hướng dẫn của chúng tôi và bạn sẽ sớm quay trở lại khóa học.

Tại sao tôi lại thất bại trong cuộc kiểm tra ISO của mình?

Kiểm toán viên của bạn sẽ cung cấp cho bạn một báo cáo về các lĩnh vực cần giải quyết, vì vậy hãy bắt đầu từ đó. Đọc kỹ từng điểm của họ và xem họ đề xuất những gì.

Điều quan trọng là bạn phải ưu tiên nhận xét của kiểm toán viên. Nếu kiểm toán viên của bạn đã xếp loại mức độ nghiêm trọng của các sai sót (ví dụ: lớn, nhỏ, tư vấn, v.v.) thì bạn có thể sử dụng điều này để giúp bạn. Các mục có mức độ ưu tiên thấp hơn thường sẽ không góp phần làm cho cuộc kiểm toán của bạn thất bại và chỉ là những khuyến nghị từ kiểm toán viên của bạn, nhưng cần được giải quyết trong cuộc kiểm toán tiếp theo vì chúng có thể gây ra vấn đề lớn hơn nếu không được xử lý.

Rất khó để đưa ra hướng dẫn dứt điểm ở đây – xét cho cùng, cuộc kiểm toán của bạn sẽ thất bại vì những lý do cụ thể đối với doanh nghiệp của bạn – nhưng có một số lỗi phổ biến thường thấy trong các cuộc kiểm toán. Dưới đây là 5 tiêu chuẩn hàng đầu mà nhóm đánh giá QMS đã nhận thấy trên tất cả các tiêu chuẩn ISO.

1. Lỗi và không phù hợp

Là một phần của quá trình cải tiến liên tục, điều quan trọng là phải ghi lại các lỗi và sự không phù hợp. Sai lầm có thể liên tục xảy ra trong doanh nghiệp của bạn, nhưng nếu không có ai viết chúng ra, rất khó để ngăn chúng leo thang và gây ra các vấn đề lớn hơn. Chúng tôi có một hướng dẫn để giải quyết sự không phù hợp giải thích thêm về chủ đề này.

Điều mà kiểm toán viên của bạn đang tìm kiếm ở đây, là bằng chứng cho thấy bạn có một quy trình sẵn sàng để nêu ra những vấn đề như vậy, cũng như bằng chứng rằng chúng đã được giải quyết. Giải quyết các vấn đề không chỉ là tìm ra giải pháp. Đó cũng là việc xem xét các thay đổi đã thực hiện và đảm bảo rằng kết quả là không có vấn đề không lường trước nào xảy ra.

2. Mục tiêu và chỉ tiêu

Một phần quan trọng của hệ thống quản lý của bạn là đặt ra một loạt các mục tiêu và chỉ tiêu mà doanh nghiệp của bạn muốn đạt được. Các mục tiêu này thường liên quan đến Tiêu chuẩn ISO mà bạn được chứng nhận, nhưng cũng có thể là các mục tiêu được sử dụng để cho biết doanh nghiệp của bạn thành công về mặt tài chính như thế nào, chẳng hạn. Các mục tiêu khác có thể được xác định theo các yêu cầu pháp lý, tài chính, hoạt động và kinh doanh cũng như bất kỳ mối nguy hiểm hoặc rủi ro nào mà nó có thể gặp phải.

Kiểm toán viên của bạn sẽ tìm kiếm bằng chứng cho thấy các mục tiêu và chỉ tiêu của doanh nghiệp bạn đã được lập thành văn bản và có thể đo lường được để chúng có thể được theo dõi và xem xét thường xuyên để đảm bảo chúng được đáp ứng.

3. Hồ sơ đào tạo

Để một doanh nghiệp hoạt động tốt nhất, nhân viên của nó cần phải có các kỹ năng và kiến ​​thức chính xác để có thể thực hiện công việc của họ. Để chắc chắn rằng trường hợp này xảy ra, bạn sẽ cần phải suy nghĩ về những kỹ năng nào được yêu cầu cho mỗi công việc, cách đo lường mức độ thành thạo của một người trong kỹ năng đó và cách bạn có thể tăng cường kiến ​​thức khi nó còn thiếu.

Kiểm toán viên của bạn sẽ tìm kiếm bằng chứng cho thấy bạn đã xem xét năng lực của nhân viên thông qua quy trình đào tạo được lập thành văn bản và bằng chứng, quy cách vai trò và mô tả công việc, quy trình tuyển dụng mạnh mẽ, danh sách kiểm tra giới thiệu và sổ tay nhân viên mô tả hành vi mong đợi của nhân viên.

4. Kiểm toán nội bộ

Vì mục tiêu cải tiến liên tục là một trong những mục tiêu chính của hệ thống quản lý của bạn, nên việc thực hiện đánh giá thường xuyên là rất quan trọng. Để làm được điều này, bạn nên thực hiện kiểm toán trên các hệ thống và quy trình của riêng bạn.

Hướng dẫn thực hiện đánh giá nội bộ của chúng tôi sẽ hữu ích hoặc bạn có thể đăng ký hội thảo trên web miễn phí của chúng tôi. Nó diễn ra vào 20 tháng 8 lúc 2:30 chiều và sẽ được tổ chức bởi một trong những chuyên gia tư vấn của chúng tôi. Nó sẽ chỉ cho bạn cách chuẩn bị và thực hiện một cuộc kiểm toán hiệu quả và bạn cũng sẽ có cơ hội để đặt câu hỏi. Bạn có thể đăng ký tại đây.

Để chứng minh rằng bạn đang thực hiện các kiểm tra này, kiểm toán viên của bạn sẽ muốn biết rằng kết quả của các kiểm toán nội bộ này đã được ghi lại và họ sẽ muốn xem lịch trình kiểm toán của bạn (tức là các tài liệu thể hiện khi bạn lập kế hoạch kiểm toán từng phần của kinh doanh).

5. Đánh giá của quản lý

Một loại đánh giá khác cần được thực hiện trong quá trình xem xét của lãnh đạo. Trong đó các cuộc đánh giá nội bộ của bạn sẽ xem xét những chi tiết nhỏ nhất của mỗi quá trình, thì cuộc đánh giá của ban giám đốc sẽ xem xét mọi thứ từ góc nhìn của con mắt. Chúng tôi có một hướng dẫn để thực hiện đánh giá quản lý sẽ cung cấp thêm chi tiết.

Kiểm toán viên của bạn sẽ muốn xem các biên bản được lưu giữ trong các cuộc họp này cũng như lịch trình của bạn để thực hiện chúng.

Làm cách nào để khôi phục sau một lần kiểm tra không thành công?

Thứ nhất, không khó để khôi phục sau một cuộc kiểm toán thất bại, bạn chỉ cần một chút thời gian để chỉnh sửa các mục đã được kiểm toán viên chỉ ra và thu thập bằng chứng về những sửa chữa này. Tổ chức chứng nhận của bạn sẽ cấp cho bạn một khoảng thời gian hợp lý để thực hiện việc này (QMS sẽ đưa ra 30-60 ngày, tùy thuộc vào loại hình đánh giá).

Ví dụ: kiểm toán viên của bạn đã chỉ ra rằng bạn không có quy trình lập thành văn bản để thu thập phản hồi của khách hàng. Để giải quyết vấn đề này, nhiệm vụ đầu tiên của bạn sẽ là thảo luận với nhóm của bạn về cách bạn sẽ thu thập phản hồi và sau đó ghi lại quy trình mới. Bạn cũng nên thông báo quy trình mới này cho nhóm của mình, không chỉ vì nhiệm vụ của họ là hành động theo quy trình mới, mà còn vì giao tiếp cũng là một lĩnh vực thất bại phổ biến đối với các cuộc đánh giá và có thể được coi là một vấn đề trong lần đánh giá tiếp theo của bạn . Với quy trình được lập thành văn bản và đúng vị trí, hãy gửi bản sao của chính sách được lập thành văn bản và bản sao của một số phản hồi của khách hàng được thu thập thông qua chính sách mới, làm bằng chứng rằng bạn đã giải quyết vấn đề này.

Khi bạn đã gửi tất cả bằng chứng của mình, bằng chứng đó sẽ được kiểm toán viên xem xét và cung cấp bằng chứng đáp ứng các tiêu chí của tiêu chuẩn, cuộc đánh giá của bạn sẽ được chuyển sang loại đạt.

Cần giúp đỡ?

Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về các loại kiểm toán khác nhau, hướng dẫn kiểm toán của chúng tôi có thể được sử dụng.

Các khách hàng của QMS đang gặp khó khăn với công việc kiểm toán của mình có thể trao đổi với thành viên của Bộ phận kiểm toán bằng cách gọi đến số 01603 967753 hoặc gửi email tới audits@qmsuk.com.