Soạn thảo quy trình tại doanh nghiệp theo tiêu chuẩn ISO 9001 2000 là một trong những yêu cầu cơ bản của hệ thống quản lý chất lượng. Tiêu chuẩn ISO 9001 2000 có nội dung cơ bản như thế nào? Nguyên tắc soạn thảo quy trình theo tiêu chuẩn này ra sao? Tiêu chuẩn ISO 9001 2000 có còn hiệu lực?
>>> Xem thêm
♦ Mô hình ISO 9001 2000 2008 và thay đổi trong phiên bản 2015
♦ Các yêu cầu về hệ thống quản lý chất lượng với cấu trúc và nội dung cụ thể tương tự ISO 9001 2000
Soạn thảo quy trình tại doanh nghiệp theo tiêu chuẩn ISO 9001 2000
Khái quát về tiêu chuẩn ISO 9001 2000
Tiêu chuẩn ISO 9001 2000 được ban hành bởi tổ chức ISO – International Organization for Standardization – tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế chuyên thiết lập tiêu chuẩn quốc tế và đưa ra những tiêu chuẩn thương mại, công nghiệp phạm vi toàn cầu.
Hiện nay tổ chức ISO đã ban hành khoảng 20 nghìn tiêu chuẩn thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau. Trong đó bao gồm tiêu chuẩn ISO 9001 với tổng cộng 5 phiên bản. tiêu chuẩn ISO 9001 nằm trong bộ tiêu chuẩn ISO 9000 về hệ thống quản lý chất lượng.
Tiêu chuẩn ISO 9001 2000 – Hệ thống quản lý chất lượng – Các yêu cầu là phiên bản thứ ba của tiêu chuẩn ISO 9001 ban hành vào năm 2000 tương đương với tiêu chuẩn quốc gia Việt Nam TCVN ISO 9001:2000. Trong đó có quy định về soạn thảo quy trình tại doanh nghiệp theo tiêu chuẩn ISO 9001 2000.
Tiêu chuẩn này quy định những yêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lượng khi tổ chức, doanh nghiệp cần chứng tỏ khả năng có thể cung cấp ổn định sản phẩm đáp ứng được yêu cầu của khách hàng cũng như yêu cầu chế định thích hợp. Tiêu chuẩn được áp dụng với mục đích nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng thông qua việc doanh nghiệp áp dụng có hiệu lực hệ thống quản lý chất lượng.
Trong đó bao gồm cả những quá trình để cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng và đảm bảo tính phù hợp với những yêu cầu của khách hàng, yêu cầu chế định được áp dụng. Các yêu cầu trong tiêu chuẩn ISO 9001 2000 mang tính chất tổng quát để áp dụng cho mọi tổ chức không phân biệt về quy mô, loại hình hay sản phẩm cung ứng.
Yêu cầu về soạn thảo quy trình theo tiêu chuẩn ISO 9001 2000
Quá trình soạn thảo quy trình tại doanh nghiệp theo tiêu chuẩn ISO 9001 2000 là những yêu cầu liên quan đến hệ thống tài liệu. Các yêu cầu được quy định tại phần 4 – Hệ thống quản lý chất lượng thuộc tiêu chuẩn này. Theo đó các tổ chức phải tiến hành chuẩn bị đầy đủ những tài liệu về hệ thống quản lý bao gồm:
- Các văn bản công bố về chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng;
- Sổ tay chất lượng;
- Các thủ tục dạng văn bản theo đúng yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001 2000;
- Các tài liệu cần có của doanh nghiệp nhằm đảm bảo việc hoạch định, tác nghiệp và kiểm soát có hiệu lực những quá trình.
- Các hồ sơ theo yêu cầu của tiêu chuẩn này phải được lập và duy trì nhằm cung cấp bằng chứng về sự phù hợp với những yêu cầu và hoạt động tác nghiệp có hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng trong doanh nghiệp.
Yêu cầu về sổ tay chất lượng
Doanh nghiệp phải tiến hành lập và duy trì sổ tay chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 2000 trong đó bao gồm:
- Phạm vi của hệ thống quản lý chất lượng bao gồm những nội dung chi tiết và lý giải về bất cứ ngoại lệ nào được quy định trong phần 1 của tiêu chuẩn này;
- Các thủ tục được lập theo dạng văn bản nhằm thiết lập cho hệ thống quản lý chất lượng hoặc viện dẫn đến chúng;
- Mô tả sự tương tác giữa các quá trình trong hệ thống quản lý chất lượng của doanh nghiệp.
Yêu cầu về kiểm soát tài liệu
Các tài liệu theo yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng được soạn thảo quy trình tại doanh nghiệp theo tiêu chuẩn ISO 9001 2000 phải được kiểm soát nghiêm ngặt. Trong đó hồ sơ lược là một loại tài liệu đặc biệt và được kiểm soát theo đúng yêu cầu về kiểm soát hồ sơ của tiêu chuẩn này.
Đồng thời doanh nghiệp phải lập thủ tục dưới dạng văn bản để xác định việc kiểm soát tài liệu cần thiết nhằm:
- Mục đích phê duyệt tài liệu đảm bảo sự thỏa mãn trước khi ban hành;
- Xem xét, cập nhật, phê duyệt lại tài liệu khi cần thiết;
- Đảm bảo có thể nhận biết được những thay đổi và tình trạng sửa đổi hiện hành của tài liệu đó;
- Đảm bảo các tài liệu luôn rõ ràng và dễ nhận biết;
- Đảm bảo các phiên bản của tài liệu tích hợp sẵn có tại nơi sử dụng;
- đảm bảo những tài liệu có nguồn gốc bên ngoài đều được nhận biết và việc phân phối chúng đều trong tầm kiểm soát;
- Ngăn ngừa việc sử dụng vô tình những tài liệu đã lỗi thời và áp dụng các dấu hiệu nhận biết thích hợp nếu chúng được giữ lại với một mục đích nào đó.
Kiểm soát hồ sơ, tài liệu
Doanh nghiệp phải tiến hành lập và duy trì những tài liệu, hồ sơ thơ nhằm mục đích cung cấp bằng chứng về sự phù hợp với những yêu cầu, hoạt động tác nghiệp có hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng. Những hồ sơ chất lượng phải dễ nhận biết, rõ ràng và dễ sử dụng.
Doanh nghiệp phải tiến hành lập một thủ tục bằng văn bản để có thể xác định được việc kiểm soát cần thiết đối với quá trình nhận biết, bảo quản, sử dụng, bảo vệ, xác định thời gian lưu trữ cũng như hủy bỏ các tài liệu, hồ sơ chất lượng về về hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000.
Tính hiệu lực và văn bản hiện hành của tiêu chuẩn ISO 9001
Việc áp dụng và soạn thảo quy trình tại doanh nghiệp theo tiêu chuẩn ISO 9001 2000 được thực hiện với nhiều doanh nghiệp, tổ chức trên toàn thế giới. Tuy nhiên tiêu chuẩn ISO 9001:2000 đã hết hiệu lực và được thay thế bằng phiên bản tiếp theo là tiêu chuẩn ISO 9001:2008 – Hệ thống quản lý chất – Các yêu cầu.
Đến tháng 9 năm 2015, phiên bản thứ tư là tiêu chuẩn ISO 9001:2008 hết hiệu lực và được thay thế bằng phiên bản mới nhất đang được áp dụng đến thời điểm hiện tại – tiêu chuẩn ISO 9001:2015.
Nội dung cơ bản và yêu cầu áp dụng
Về cơ bản tiêu chuẩn ISO 9001:2015 vẫn được áp dụng với những đối tượng là tổ chức, doanh nghiệp theo quy định tại tiêu chuẩn ISO 9001:2000. Đây là tiêu chuẩn nằm trong bộ tiêu chuẩn ISO 9000 cùng với tiêu chuẩn ISO 9000:2015, tiêu chuẩn ISO 9004:2009 và tiêu chuẩn ISO 19011:2011.
Trong đó tiêu chuẩn ISO 9001 được đánh giá là tiêu chuẩn cốt lõi của toàn bộ bộ tiêu chuẩn. Tiêu chuẩn này đưa ra những yêu cầu liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng và thay đổi một số điều khoản so với các phiên bản trước đó nhằm đảm bảo tính phù hợp với thời đại.
Thay đổi cơ bản trong tiêu chuẩn ISO 9001:2015
So sánh với soạn thảo quy trình tại doanh nghiệp theo tiêu chuẩn ISO 9001 2000 thì phiên bản mới nhất đã có sự thay đổi đáng kể về mặt nội dung. Về mặt kết cấu, phiên bản 2015 được chia thành 10 phần và xây dựng theo cấu trúc HLS – cấu trúc cấp cao được áp dụng cho tất cả tiêu chuẩn Hệ thống quản lý do tổ chức ISO ban hành.
Trong khi đó đó phiên bản 2000 chỉ có 8 phần. Sự thay đổi đến từ cấu trúc của tiêu chuẩn ISO 9001:2015 xây dựng theo chu trình PDCA – Plan Do Check Act. Đồng thời phiên bản mới chỉ còn 7 nguyên tắc quản lý chất lượng, không yêu cầu bắt buộc đối với sổ tay chất lượng.
Việc áp dụng tư duy dựa trên rủi ro bao gồm 6 bước: xác định giới hạn rủi ro; nhận diện rủi ro; đánh giá rủi ro; ứng phó rủi ro; giám sát và báo cáo go nhằm giúp doanh nghiệp đảm bảo được kết quả như mong muốn cũng như ngăn ngừa, giảm thiểu tác động xấu có thể xảy ra.
Mọi thắc mắc quý vị có thể gửi đến Văn phòng chứng nhận kiểm soát chất lượng ISO Quốc tế bằng cách để lại tin nhắn trên website https://isoquocte.com/ hoặc gọi điện qua hotline 0908 060 060 hoặc truy cập website để nhận giải đáp chi tiết nhé!
