Yêu cầu về trao đổi thông tin và báo cáo ISO 14001

  1. Trang chủ
  2. ISO 14001
  3. Yêu cầu về trao đổi thông tin và báo cáo ISO 14001

Báo cáo ISO 14001 là yêu cầu cơ bản trong xuyên suốt toàn bộ quá trình triển khai cũng như đánh giá Hệ thống quản lý môi trường. Tổ chức thực hiện phải có trách nhiệm đối với trao đổi thông tin và lên báo cáo ISO 14001. Không chỉ thế, tổ chức chứng nhận cũng phải lên báo cáo riêng.

>>> XEM THÊM

♦    Lợi ích và tầm quan trọng từ khóa học ISO 14001

♦    Giải đáp chi tiết về chính sách môi trường trong ISO 14001 2015

bao cao iso 14001 - Yêu cầu về trao đổi thông tin và báo cáo ISO 14001

Báo cáo ISO 14001

[related_post]

Sơ lược về tiêu chuẩn ISO 14001:2015

Tiêu chuẩn ISO 14001 được xây dựng và ban hành bởi Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế ISO với tổng cộng 3 phiên bản. Phiên bản mới nhất đang được áp dụng rộng rãi tại nhiều quốc gia trên thế giới ban hành vào năm 2015. Giấy chứng nhận tiêu chuẩn ISO 14001:215 đã hoàn toàn thay thế cho giấy chứng nhận phiên bản 2004 từ ngày 14/09/2018.

Tiêu chuẩn này quy định các yêu cầu đối với Hệ thống quản lý môi trường EMS – Environmental Management System. Đối tượng áp dụng là tất cả tổ chức, doanh nghiệp trên khắp thế giới không phân biệt về loại hình, quy mô hay sản phẩm, dịch vụ cung cấp. 

Mục đích nhằm tạo sự bền vững từ 3 yếu tố môi trường, kinh tế và xã hội để đảm bảo khả năng đáp ứng nhu cầu của hiện tại cũng như tương lai. Báo cáo ISO 14001 về tình hình áp dụng cho thấy giấy tiêu chuẩn đã được cấp hơn 140.000 tại khoảng 140 quốc gia trong giai đoạn trước năm 2010.

Các quốc gia được cấp nhiều giấy chứng nhận tiêu chuẩn ISO 14001 nhất chính là Nhật Bản và Trung Quốc. Số lượng tổ chức tại Việt Nam áp dụng và đạt chứng nhận tiêu chuẩn ISO 14001 cũng dần tăng lên theo thời gian. Điều này cho thấy các tổ chức đã dần nhận thấy tầm quan trọng của tiêu chuẩn với hoạt động kinh doanh và môi trường sống.

Yêu cầu trao đổi thông tin theo tiêu chuẩn ISO 14001:2015

Trao đổi thông tin là một trong những yêu cầu phải có trong tiêu chuẩn ISO 14001:2015 nỏi riêng và cả 3 phiên bản nói chung. Không chỉ thế, những thông tin có được từ hoạt động trao đổi giữa tổ chức với các bên liên quan còn phục vụ cho việc lên báo cáo ISO 14001.

Theo đó, tổ chức phải có trách nhiệm thiết lập, triển khai và duy trì một hoặc nhiều quá trình cần thiết cho hoạt động trao đổi thông tin bên ngoại và thông tin nội bộ với Hệ thống quản lý môi trường.

Yêu cầu chung trao đổi thông tin

Trong quá trình thiết lập những quá trình trao đổi thông tin trong nội bộ và bên ngoài, tổ chức cần:

  • Tính đến những nghĩa vụ tuân thủ của mình;
  • Phải đảm bảo thông tin về môi trường được trao đổi nhất quán với những thông tin phát sinh trong hệ thống quản lý môi trường. Nguồn thông tin cần phải đáng tin cậy.

Tổ chức cần đáp ứng những trao đổi thông tin liên quan tới Hệ thống quản lý môi trường của mình. Đồng thời toàn bộ thông tin cần lưu giữ dưới dạng văn bản để làm bằng chứng trao đổi thông tin khi thích hợp. Đây có thể là thông tin cần thiết để các chuyên gia đánh giá và lên báo cáo ISO 14001 xem xét cấp chứng nhận cho doanh nghiệp.

Yêu cầu về trao đổi thông tin nội bộ

Nguồn thông tin nội bộ cần phải được trao đổi dựa trên những yêu cầu chung đã được đưa ra. Mặt khác tổ chức còn phải:

  • Tiến hành trao đổi thông tin nội bộ liên quan tới Hệ thống quản lý môi trường giữa các cấp và các bộ phận chức năng khác nhau thuộc tổ chức. Thông tin trao đổi có bao gồm cả những thay đổi của Hệ thống quản lý môi trường, khi thích hợp.
  • Đảm bảo một hoặc các quá trình trao đổi thông tin cho phép cá nhân hoặc nhiều người làm việc dưới sự kiểm soát của tổ chức có khả năng đóng góp để cải tiến liên tục Hệ thống quản lý môi trường.

Yêu cầu trao đổi thông tin bên ngoài

Trao đổi thông tin bên ngoài giúp tổ chức có thể nhanh chóng tìm ra những mối nguy ảnh hưởng tới môi trường và Hệ thống quản lý môi trường mình đang kiểm soát. Tổ chức cần phải trao đổi với bên ngoài về các thông tin liên quan tới Hệ thống quản lý môi trường theo một hoặc nhiều quy trình trao đổi thông tin đã được thiết lập từ trước và theo yêu cầu nghĩa vụ tuân thủ.

Yêu cầu thông tin dạng văn bản

Thông tin dưới dạng văn bản được lưu trữ để làm bằng chứng hỗ trợ lên báo cáo ISO 14001. Vì vậy nguồn thông tin này đóng vai trò vô cùng quan trọng. Mỗi hoạt động của tổ chức khi triển khai Hệ thống quản lý môi trường đều cần lưu trữ thông tin. Trong đó, Hệ thống quản lý môi trường của tổ chức phải có:

  • Thông tin dạng văn bản theo đúng yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 14001:2015;
  • Thông tin dạng văn bản phải được tổ chức xác định là cần thiết nhằm đảm bảo tính hiệu lực của Hệ thống quản lý môi trường. Mức độ thông tin dạng văn bản có thể khác nhau đối với từng tổ chức do quy mô, loại hình sản xuất kinh doanh, sự cần thiết để chứng minh thực hiện đầy đủ nghĩa vụ tuân thủ, tính phức tạp của các quá trình, sự tương tác của các quá trình, năng lực của cán bộ công nhân viên tổ chức.

Yêu cầu tạo lập, cập nhật và kiểm soát thông tin 

Tổ chức có trách nhiệm tạo lập và cập nhật thông tin dưới dạng văn bản sao cho đảm bảo sự thích hợp với việc nhận biết và mô tả; định dạng; xem xét và phê duyệt sự phù hợp, tính thỏa đáng. Đồng thời thông tin dạng văn bản xây dựng theo yêu cầu của Hệ thống quản lý môi trường và tiêu chuẩn ISO 14001:2015 cần phải kiểm soát nhằm:

  • Luôn đảm bảo tính sẵn có, sự phù hợp cho việc sử dụng đúng lúc và đúng nơi;
  • Được bảo vệ một cách thỏa đáng như tránh mất tính bảo mật, còn toàn vẹn, sử dụng đúng mục đích.

Quá trình kiểm soát thông tin dưới dạng văn bản phải được áp dụng theo những phương thức giải quyết là phân phối, tiếp cận, truy cập và sử dụng; lưu trữ, bảo quản; kiểm soát thay đổi; lưu giữ và hủy bỏ.

Sử dụng báo cáo ISO 14001 trường hợp nào?

Thực chất báo cáo ISO 14001 được sử dụng trong nhiều hoạt động. Trong đó bao gồm báo cáo hoạt động của Hệ thống quản lý môi trường lên quản lý cấp cao, báo cáo thường kỳ, báo cáo định kỳ. Bản thân các tổ chức chứng nhận cũng sẽ lập báo cáo đánh giá. Các báo cáo này nhằm mục đích cung cấp thông tin về tình hình áp dụng Hệ thống quản lý môi trường tới ban lãnh đạo của doanh nghiệp.

Báo cáo được lập tương ứng với 2 lần đánh giá sơ bộ và đánh giá tại thực địa. Mặt khác còn có báo cáo đánh giá chung tình hình áp dụng Hệ thống quản lý môi trường của doanh nghiệp để quyết định có nên cấp chứng nhận ISO 14001 hay không.

Toàn bộ quá trình phải được thực hiện tuần tự theo đúng yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 14001:2015. Trong đó, báo cáo đánh giá sơ bộ và báo cáo đánh giá thực địa sẽ được chuyển đến cho doanh nghiệp. Mục đích để doanh nghiệp xem xét các lỗ hổng của Hệ thống quản lý môi trường để tiến hành sửa đổi sao cho đáp ứng được yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 14001.

Quá trình sửa đổi đáp ứng được sự phù hợp với tiêu chuẩn ISO 14001:2015 thì tổ chức chứng nhận mới lên báo cáo chính thức về hoạt động của đơn vị đăng ký chứng nhận đó. Sau báo cáo ISO 14001 này, doanh nghiệp mới có thể được xem xét để cấp chứng nhận.

Quý vị muốn tìm hiểu chi tiết hơn về những thông tin xoay quanh tiêu chuẩn ISO 14001:2015 để áp dụng cho doanh nghiệp của mình? Hãy đến với Văn phòng chứng nhận kiểm soát chất lượng ISO Quốc tế để được hỗ trợ dịch vụ bằng cách gọi điện qua hotline 0986.81.6789 – 0988.35.9999 hoặc truy cập website https://isoquocte.com/. Nhân viên sẽ tư vấn miễn phí, cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp cho mọi khách hàng.

Bài viết liên quan

EnglishVietnamese