Yêu cầu đối với quy trình mua hàng theo ISO 9001 2015

  1. Trang chủ
  2. ISO 9001
  3. Yêu cầu đối với quy trình mua hàng theo ISO 9001 2015

Updated: 04/09/2021 by ISO QUỐC TẾ

Quy trình mua hàng theo ISO 9001 2015 cũng là một trong những nội dung quan trọng khi xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng. Quy định của tiêu chuẩn ISO 9001:2015 với hoạt động mua hàng của các tổ chức như thế nào? Quy trình cụ thể tiến hành ra sao?

>>> Xem thêm:

♦      Yêu cầu về quy trình bán hàng ISO 9001 2015 cần biết

♦      Tổng hợp quy trình quản lý ISO 9001 2015

quy trinh mua hang theo iso 9001 - Yêu cầu đối với quy trình mua hàng theo ISO 9001 2015

Quy trình mua hàng theo ISO 9001

Yêu cầu về kiểm soát quá trình, dịch vụ, sản phẩm bên ngoài cung cấp

Toàn bộ quy trình mua hàng theo ISO 9001 2015 được gọi là quá trình, sản phẩm, dịch vụ do tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân bên ngoài cung cấp. Giống như hoạt động bán hàng, quy trình mua hàng cũng phải đảm bảo các yêu cầu theo quy định của tiêu chuẩn ISO 9001 Hệ thống quản lý chất lượng.

Khái quát về kiểm soát sản phẩm, dịch vụ, quá trình bên ngoài cung cấp

Khi nhận cung cấp quá trình, sản phẩm, dịch vụ do các đối tượng bên ngoài cung cấp, tổ chức phải đảm bảo được chúng phù hợp với các yêu cầu đối với Hệ thống quản lý chất lượng quy định bởi tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Đồng thời, tổ chức phải xác định những kiểm soát được áp dụng với sản phẩm, quá trình, dịch vụ do bên ngoài cung cấp khi:

  • Sản phẩm, dịch vụ của nhà cung cấp từ bên ngoài được dùng để tạo ra sản phẩm, dịch vụ của chính tổ chức;
  • Sản phẩm, dịch vụ của nhà cung cấp từ bên ngoài cung cấp trực tiếp tới khách hàng theo danh nghĩa của tổ chức;
  • Quá trình hoặc một phần của quá trình do nhà cung cấp từ bên ngoài cung cấp là kết quả của quyết định tổ chức đưa ra.

Tổ chức phải xác định, áp dụng những tiêu chí cho hoạt động đánh giá, lựa chọn, theo dõi kết quả thực hiện cũng như đánh giá lại nhà cung cấp từ bên ngoài dựa trên cơ sở khả năng của họ trong việc cung cấp các sản phẩm, quá trình hoặc dịch vụ phù hợp với yêu cầu của tổ chức, yêu cầu chế định, luật định. Mặt khác, tổ chức phải lưu giữ thông tin dạng văn bản về hoạt động này và các hoạt động khác cần thiết nảy sinh từ quá trình đánh giá để làm bằng chứng cho tính hiệu lực của Hệ thống quản lý chất lượng.

Yêu cầu về loại hình và mức độ kiểm soát

Hiển nhiên loại hình quá trình, sản phẩm, dịch vụ trong quy trình mua hàng theo ISO 9001 2015 rất quan trọng. Tổ chức cần phải đảm bảo những quá trình, dịch vụ, sản phẩm từ nhà cung cấp bên ngoài không gây ảnh hưởng bất lợi tới khả năng của mình trong việc cung cấp sản phẩm, dịch vụ phù hợp ổn định cho khách hàng. Để đạt được điều đó, tổ chức cần phải:

  • Đảm bảo những quá trình được cung cấp từ bên ngoài chịu sự quản lý bởi Hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức;
  • Xác định cả những kiểm soát tổ chức muốn áp dụng cho các nhà cung cấp từ bên ngoài và những kiểm soát muốn áp dụng cho kết quả đầu ra;
  • Tổ chức cần tính đến tác động tiềm ẩn từ các quá trình, sản phẩm, dịch vụ bên ngoài cung cấp tới khả năng đáp ứng yêu cầu của khách hàng, yêu cầu luật định, chế định một cách ổn định; hiệu lực của những kiếm soát do nhà cung cấp bên ngoài áp dụng;
  • Tổ chức cần xác định việc kiểm tra xác nhận hoặc những hoạt động khác cần thiết nhằm đảm bảo quá trình, dịch vụ, sản phẩm bên ngoài cung cấp đáp ứng được các yêu cầu.

Yêu cầu về thông tin cho nhà cung cấp từ bên ngoài

Trong quy trình mua hàng theo ISO 9001 2015, tổ chức còn phải đảm bảo về nguồn thông tin cho nhà cung cấp bên ngoài. Cụ thể, tổ chức phải đảm bảo tính thỏa đáng của những yêu cầu trước khi tiến hành trao đổi thông tin với nhà cung cấp từ bên ngoài. Tổ chức phải trao đổi thông tin với nhà cun cấp từ bên ngoài về những yêu cầu của mình với:

  • Quá trình, dịch vụ, sản phẩm được cung cấp;
  • Việc phê duyệt đối với sản phẩm, dịch vụ; phương pháp, quá trình và thiết bị; thông qua sản phẩm, dịch vụ;
  • Năng lực bao gồm yêu cầu về trình độ chuyên môn cần thiết với nhân sự;
  • Sự tương tác giữa tổ chức với nhà cung cấp từ bên ngoài;
  • Hoạt động kiểm soát, theo dõi kết quả thực hiện của nhà cung cấp từ bên ngoài được tổ chức áp dụng;
  • Hoạt động kiểm tra xác nhận, xác nhận giá trị sử dụng mà tổ chức hoặc khách hàng của tổ chức dự kiến thực hiện ở cơ sở của nhà cung cấp từ bên ngoài.

Quy trình mua hàng theo ISO 9001:2015

Thực chất mỗi một doanh nghiệp áp dụng theo từng quy trình mua hàng khác nhau để phù hợp với đặc điểm về loại hình sản phẩm, dịch vụ cũng như quy mô của mình. Tuy nhiên khi áp dụng theo quy trình mua hàng theo ISO 9001 phiên bản 2015 thì tổ chức buộc phải tiến hành đánh giá kỹ lưỡng các nhà cung cấp từ bên ngoài trước khi quyết định giao dịch.

Đặc biệt là những nhà cung cấp lần đầu tiên hợp tác với tổ chức. Quy định cụ thể đã được chi tiết ở trên và theo yêu cầu trong chứng nhận ISO 9001:2015. Khái quát cơ bản thì tổ chức cần xem xét, theo dõi kỹ nhà cung cấp bên ngoài cũng như tất cả đơn hàng. Như vậy tổ chức mới có thể sáng lọc và lựa chọn được nhà cung cấp tốt nhất, sản phẩm, dịch vụ chất lượng với các chính sách hỗ trợ phù hợp với mình.

Những đơn vị cung cấp sản phẩm, dịch vụ là nguyên vật liệu mà được sàng lọc kỹ còn giúp giảm thiểu tối đa rủi ro. Khi đó quy trình mua hàng theo ISO 9001 2015 về cơ bản sẽ diễn ra như sau:

  • Các bộ phận/ phòng ban đưa ra đề nghị mua hàng hoặc nguyên vật liệu, dịch vụ và gửi đến bộ phận mua hàng.
  • Bộ phận mua hàng có nhiệm vụ tìm kiếm, lựa chọn một nhà cung cấp phù hợp với yêu cầu mà bộ phận/ phòng ban đã đưa ra và trình ban lãnh đạo phê duyệt.
  • Trường hợp ban lãnh đạo không đồng ý với nhà cung cấp mà bộ phận mua hàng đưa ra thì bộ phận này sẽ phải tiếp tục tìm kiếm cho đến khi được duyệt.
  • Ban lãnh đạo duyệt đơn vị cung cấp thì quyết định sẽ được chuyển ngược lại phòng mua hàng để tiến hành liên hệ, đàm phán, lập đơn hàng, ký kết hợp đồng mua.
  • Hợp đồng mua phải được ban lãnh đạo phê duyệt trước khi chính thức giao dịch. 
  • Hàng sẽ được nhập về kho của tổ trước. Trong quá trình giao dịch, tổ chức phải cử người nhận, kiểm tra hàng để đảm bảo chất lượng, quy cách và số lượng đúng như trên hợp đồng thì mới cho nhập kho. Nếu lô hàng chưa đáp ứng yêu cầu thì tổ chức cần yêu cầu nhà cung cấp bổ sung để hoàn thành quy trình mua hàng theo ISO 9001 2015.
  • Hàng nhập kho đầy đủ, đúng quy cách thì kế toán mới thanh toán và lập hồ sơ lưu giữ.
  • Trong toàn bộ quá trình bộ phận mua hàng đều phải theo dõi tình hình để phản ánh lại kịp thời với nhà cung cấp đồng thời làm cơ sở để tiếp tục hợp tác khi có nhu cầu.

Lưu ý khi mua hàng theo ISO 9001:2015

Toàn bộ quy trình mua hàng theo ISO 9001 2015 đều phải được tiến hành tuần tự. Tổ chức cần phân công rõ ràng những người thực hiện hoạt động mua hàng, kiểm kê hàng. Người nào nhận nhiệm vụ cần phải hiểu rõ trách nhiệm của bản thân và ký vào giấy tờ liên quan đển làm bằng chứng.

Đây sẽ là hồ sơ mua hàng được sử dụng để đánh giá hiệu quả của Hệ thống quản lý chất lượng nói chung và quy trình mua hàng nói riêng. Kết quả xem xét với nhà cung cấp sẽ được đánh giá, cập nhật để đưa vào Danh sách nhà cung cấp đáng tin cậy mà tổ chức có thể hợp tác lâu dài.

Quý vị muốn biết thêm thông tin về ISO 9001:2015 cũng như những vấn đề liên quan có thể liên hệ tới Văn phòng chứng nhận kiểm soát chất lượng ISO Quốc tế qua hotline 0986.81.6789 – 0988.35.9999 để được giải đáp kịp thời, hỗ trợ dịch vụ chuyên nghiệp nhé!

GIỚI THIỆU

Văn Phòng Chứng Nhận Kiểm Soát Chất Lượng ISO Quốc Tế

Chúng tôi đặt mục tiêu trở thành một trong những tổ chức uy tín nhất  hợp tác với các tổ chức chứng nhận quốc tế trong mọi lĩnh vực, đặc biệt là tuân thủ đầy đủ các quy tắc công nhận quốc tế.

Công ty chúng tôi, được thành lập dưới sự lãnh đạo của các nhà quản lý có nhiều năm kinh nghiệm và tích lũy kiến ​​thức trong các công ty giám sát và chứng nhận uy tín quốc tế và quốc gia.

Các tiêu chuẩn chứng nhận hệ thống như ISO 9001, ISO 14001, ISO 22000, OHSAS 18000, ISO 27001, ISO 20000, ISO 37001, ISO 45001, ISO 50001, SA 8000, HACCP, GMP, FSSC 22000, IATF 16949 ….v…v…v…

Chứng nhận được công nhận toàn cầu bỏi tổ chức International Accreditation Service  IAS ( Hoa Kỳ )International Accreditation Forum ( IAF )

iso certificate slidebar - Yêu cầu đối với quy trình mua hàng theo ISO 9001 2015
  iaf certsearch   FDA   Tài liệu tiêu chuẩn quốc tế   Tổ chức Công Nhận Quốc Tế   IAF ISO QUỐC TẾ   ISO  

Dịch Vụ Chứng Nhận ISO

Bài viết liên quan

You cannot copy content of this page