ISO 45001:2018 tiếng Việt là cơ sở để các tổ chức, doanh nghiệp áp dụng hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp vào thực tế. Tiêu chuẩn này được ban hành bởi tổ chức ISO dựa trên tiêu chuẩn OHSAS 18001. Trong đó yêu cầu về những tài liệu cần phải đáp ứng. Những tài liệu đó là gì?
>>> Xem thêm:
♦ Tìm hiểu cấu trúc và nội dung cơ bản của tiêu chuẩn ISO 45001 song ngữ
♦ Nội dung và cấu trúc cơ bản của tiêu chuẩn ISO 45001 là gì
ISO 45001:2018 tiếng Việt
Sơ lược về tiêu chuẩn ISO 45001
Tiêu chuẩn ISO 45001 được ban hành trong bối cảnh tỷ lệ người tử vong, tai nạn hoặc bệnh tật do vấn đề lao động càng ngày càng tăng. Tổ chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế ISO đã dựa theo những tài liệu liên quan và tiêu chuẩn OHSAS 18001 đề xây dựng thành tiêu chuẩn ISO 45001 ban hành vào tháng 3 năm 2018.
Việt Nam cũng áp dụng tiêu chuẩn này và chuyển đổi sang văn bản tương đương là tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 45001:2018 tieng viet. Tiêu chuẩn đưa ra những yêu cầu về việc xây dựng hệ thống quản lý sức khỏe và an toàn lao động hiệu quả để áp dụng cho các tổ chức, doanh nghiệp.
Thông qua đó, hệ thống này sẽ giúp ngăn ngừa, giảm thiểu tối đa tình trạng thương tích, bệnh tật hoặc tử vong do lao động. Một trong những yêu cầu cơ bản để có thể chuyển đổi từ tiêu chuẩn OHSAS 18001:2007 sang tiêu chuẩn ISO 45001:2018 là xác định tài liệu, hồ sơ cần thiết.
các tài liệu này sẽ giúp đội ngũ lãnh đạo và nhân viên có liên quan đến hoạt động áp dụng cũng như chuyển đổi tiêu chuẩn ISO 45001 một hoàn thành chính xác. Các tài liệu này cũng được thông tin chi tiết trong tiêu chuẩn ISO 45001:2018 tiếng Việt PDF.
Hệ thống tài liệu được yêu cầu trong tiêu chuẩn ISO 45001
Hệ thống tài liệu cần thiết để triển khai tiêu chuẩn ISO 45001 bao gồm những tài liệu được yêu cầu trong tiêu chuẩn và bất cứ tài liệu bổ sung nào khác mà doanh nghiệp nhận định là cần thiết cho quá trình duy trì hiệu lực của hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp. Trong đó bao gồm những tài liệu cơ bản như sau:
Hệ thống tài liệu bắt buộc phải áp dụng trong tiêu chuẩn ISO 45001
Tiêu chuẩn ISO 45001:2018 tiếng Việt quy định rõ về những tài liệu bắt buộc theo từng điều khoản. Trong đó có 7 tài liệu bắt buộc các tổ chức, doanh nghiệp phải chuẩn bị bao gồm:
- Tài liệu về phạm vi của Hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp quy định tại mục 4.3 thuộc điều khoản 4;
- Tài liệu về chính sách của Hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp quy định tại mục 5.2 thuộc điều khoản 5;
- Tài liệu về trách nhiệm và quyền hạn trong Hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp quy định tại mục 5.3 thuộc điều khoản 5;
- Tài liệu về quá trình giải quyết rủi ro và cơ hội an toàn và sức khỏe nghề nghiệp quy định tại mục 6.1.1, điều khoản 6;
- Tài liệu về phương pháp, tiêu chí đánh giá rủi ro trong an toàn và sức khỏe nghề nghiệp quy định tại mục 6.1.2.2, điều khoản 6;
- Tài liệu về OH & S và kết quả trả để đạt được mục tiêu quy định tại mục 6.2.2, điều khoản 6;
- Tài liệu về thủ tục chuẩn bị, ứng phó khẩn cấp quy định tại mục 8.2, điều khoản 8.
Hệ thống hồ sơ bắt buộc theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 45001
Ngoài những tài liệu bắt buộc thì ISO 45001:2018 tiếng Việt còn quy định về các hồ sơ bắt buộc mà tổ chức, doanh nghiệp áp dụng phải chuẩn bị. Trong đó bao gồm:
- Hồ sơ về rủi ro, cơ hội và hành động của OH & S để giải quyết quy định tại mục 6.1.1, điều khoản 6;
- Hồ sơ về yêu cầu pháp luật và những yêu cầu khác quy định tại mục 6.1.3, điều khoản 6;
- Hồ sơ về những bằng chứng năng lực dân sự quy định tại mục 7.2, điều khoản 7;
- Hồ sơ về những bằng chứng truyền thông quy định tại mục 7.4.1, điều khoản 7;
- Hồ sơ về danh sách tài liệu bên ngoài quy định tại mục 7.5.3, điều khoản 7;
- Hồ sơ về kế hoạch ứng phó với những tình huống khẩn cấp tiềm ẩn quy định tại mục 8.2, điều khoản 8;
- Hồ sơ về kết quả giám sát, đo lường, phân tích và đánh giá kết quả quy định tại mục 9.1.1, điều khoản 9;
- Hồ sơ về bảo trì, hiệu chuẩn hoặc mặc xác minh đối với thiết bị giám sát quy định tại mục 9.1.1, điều khoản 9;
- Hồ sơ về kết quả đánh giá sự tuân thủ quy định tại mục 9.1.2, điều khoản 9;
- Hồ sơ về kết quả đánh giá nội bộ quy định tại mục 9.2.2, điều khoản 9;
- Hồ sơ về kết quả xem xét lãnh đạo quy định tại mục 9.3, điều khoản 9;
- Hồ sơ về bản chất của sự không phù hợp, sự cố hoặc bất cứ hành động tiếp theo nào được thực hiện quy định tại mục 10.2, điều khoản 10;
- Hồ sơ về kết quả của bất cứ hành động hoặc hành động khắc phục bao gồm cả kết quả của chúng quy định tại mục 10.2, điều khoản 10;
- Hồ sơ về về bằng chứng kết quả cải tiến liên tục quy định tại mục 10.3, điều khoản 10.
Các hồ sơ không bắt buộc thường dùng trong ISO 45001
Bên cạnh những hồ sơ bắt buộc được quy định trong ISO 45001:2018 tiếng Việt thì tổ chức, doanh nghiệp có thể chuẩn bị thêm những hồ sơ khác. Những hồ sơ này được doanh nghiệp nhận định là cần thiết trong việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 45001 vào hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe lao động. Điển hình như một số hồ sơ, tài liệu thường dùng như sau:
- Tài liệu về quy trình xác định bối cảnh của tổ chức cùng các bên quan tâm thông tin chi tiết tại mục 4.1, điều khoản 4;
- Sổ tay OH & S thông tin chi tiết tại điều khoản 4;
- Quy trình tham vấn và tham gia của người lao động thông tin chi tiết tại mục 5.4, điều khoản 5;
- Quy trình xác định và đánh giá mối nguy thông tin chi tiết tại mục 6.1.2.1, điều khoản 6;
- Quy trình trao đổi thông tin thông tin chi tiết tại mục 7.4.1, điều khoản 7;
- quy trình kiểm soát tài liệu và hồ sơ thông tin chi tiết tại mục 7.5, điều khoản 7;
- Quy trình lập kế hoạch và kiểm soát vận hành thông tin chi tiết tại mục 8.1, điều khoản 8;
- Quy trình quản lý thay đổi thông tin chi tiết tại mục 8.1.3, điều khoản 8;
- Quy trình đánh giá nội bộ thông tin chi tiết tại mục 9.2, điều khoản 9;
- Quy trình xem xét lãnh đạo thông tin chi tiết tại mục 9.3, điều khoản 9;
- Quy trình điều tra sự cố thông tin chi tiết tại mục 10.2, điều khoản 10;
- Quy trình quản lý sự không phù hợp và hành động khắc phục thông tin chi tiết tại mục 10.2, điều khoản 10.
Nguyên tắc áp dụng tiêu chuẩn ISO 45001 với tài liệu
Tiêu chuẩn ISO 45001 tiếng Việt:2018 quy định rất rõ ràng về tài liệu liên quan. Các tài liệu được sử dụng như bằng chứng chứng minh hoạt động hiệu quả của hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe lao động. Đặc biệt là khi các tổ chức, doanh nghiệp sử dụng những tài liệu, hồ sơ này với mục đích xin cấp chứng nhận tiêu chuẩn ISO 45001:2018.
Trong trường hợp tổ chức muốn chuyển đổi từ tiêu chuẩn OHSAS 18001 sang tiêu chuẩn ISO 45001 cũng phải phải kiểm soát thông tin tài liệu. Các quy trình cũng như hồ sơ liên quan được xác định theo thuật ngữ mới về thông tin tài liệu. Quá trình chuyển đổi giữa hai tiêu chuẩn là cơ hội để tổ chức, doanh nghiệp có thể cải thiện kiểm soát tài liệu hiện có của bản thân.
Trong đó quá trình kiểm soát tài liệu và hồ sơ này không bắt buộc phải được ghi chép lại. Tuy nhiên các tổ chức, doanh nghiệp nên thiết lập quá trình tạo quy trình kiểm soát hồ sơ, tài liệu mà mình hay sử dụng để tăng tính hiệu quả.
Mọi thắc mắc liên quan đến tiêu chuẩn ISO 45001 Quý vị có thể liên hệ trực tiếp tới Văn phòng chứng nhận kiểm soát chất lượng ISO Quốc tế qua hotline 0908 060 060 để được giải đáp chi tiết và hỗ trợ dịch vụ chuyên nghiệp nhé!
