Tìm hiểu chi tiết về tài liệu mẫu ISO 14001 2015

  1. Trang chủ
  2. ISO 14001
  3. Tìm hiểu chi tiết về tài liệu mẫu ISO 14001 2015

Tài liệu mẫu ISO 14001 2015 là yêu cầu bắt buộc với các tổ chức xây dựng hệ thống quản lý môi trường chuẩn quốc tế. Tiêu chuẩn ISO 14001 càng ngày càng trở nên phổ biến, đóng vai trò cần thiết cho mọi tổ chức trực để cân bằng 3 tiêu chí môi trường, kinh tế và xã hội. Quy định về hệ thống tài liệu theo tiêu chuẩn này thế nào?

>>> XEM THÊM

♦    Bộ tiêu chuẩn ISO 14001 và nội dung các yêu cầu cơ bản

♦   Tuyển dụng nhân viên ISO 14001 và những yêu cầu cơ bản

tai lieu mau iso 14001 2015 - Tìm hiểu chi tiết về tài liệu mẫu ISO 14001 2015

Tài liệu mẫu ISO 14001 2015

Tài liệu mẫu ISO 14001 2015 là gì?

Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế ISO – International Organization for Standardization chính thức ban hành tiêu chuẩn ISO 14001 lần đầu tiên vào năm 1996. tiêu chuẩn này được xây dựng với mục đích tạo một khuôn khổ chung cho tất cả doanh nghiệp muốn xây dựng hệ thống quản lý môi trường hiệu quả.

Tiêu chuẩn ISO 14001- Hệ thống quản lý môi trường – Quy định và hướng dẫn sử dụng nằm trong bộ tiêu chuẩn ISO 14000 về quản lý môi trường. Tiêu chuẩn này có nội dung cốt lõi đưa ra những yêu cầu đối với Hệ thống quản lý môi trường mà các tổ chức cần phải áp dụng.

Hiển nhiên tài liệu mẫu ISO 14001 2015 chính là cơ sở để các tổ chức có tác dụng cho hệ thống quản lý môi trường. Tài liệu mẫu được Tổ chức ISO ban hành có hiệu lực trên toàn thế giới. Phiên bản mới nhất được ban hành năm 2015 có nhiều nội dung thay đổi để phù hợp với thời đại và nhu cầu của các tổ chức.

Việt Nam là một trong số những quốc gia thành viên tham gia vào tổ chức ISO nên cũng áp dụng tiêu chuẩn này ngày trong việc xây dựng hệ thống quản lý môi trường. Việt Nam đang hướng tới quy định bắt buộc với tất cả tổ chức phải áp dụng tiêu chuẩn chứng nhận ISO 14001 để nâng cao ý thức bảo vệ môi trường. Điều này vô cùng quan trọng đặc biệt là khi các vấn đề về môi trường đang trở thành nỗi quan ngại của mọi quốc gia.

Quy định về hệ thống tài liệu theo tiêu chuẩn ISO 14001:2015

Tiêu chuẩn ISO 14001:2015 quy định các yêu cầu đối với hệ thống quản lý môi trường trong các tổ chức không phân biệt về quy mô, đặc điểm hay loại hình sản xuất. Hệ thống tài liệu là yêu cầu bắt buộc mà tổ chức phải xây dựng để làm bằng chứng chứng minh sự phù hợp với hệ thống quản lý môi trường theo tiêu chuẩn ISO 14001.

Cả 3 phiên bản ISO 14001 đều có quy định về hệ thống tài liệu. Theo đó nội dung về hệ thống tài liệu theo tiêu chuẩn này được quy định tại điều khoản 7 – Hỗ trợ. Các tổ chức phải xác định cũng như cung cấp đầy đủ những nguồn lực cần thiết cho việc thiết lập, triển khai, duy trì và cải tiến liên tục đối với hệ thống quản lý môi trường.

Quy định chung về hệ thống tài liệu theo tiêu chuẩn ISO 14001:2015

Các tổ chức cần phải xây dựng hệ thống quản lý môi trường bao gồm những thông tin dạng văn bản theo đúng yêu cầu của tiêu chuẩn. Đồng thời thông tin dạng văn bản phải được tổ chức xác định là cần thiết để có thể đảm bảo tính hiệu lực của hệ thống quản lý môi trường.

Mức độ thông tin dạng văn bản đối với hệ thống quản lý môi trường giữa các tổ chức có thể khác nhau tùy theo đặc điểm bao gồm:

  • Đặc điểm về quy mô của tổ chức cũng như loại hình hoạt động, sản phẩm, quá trình hay dịch vụ của tổ chức;
  • Đặc điểm về sự cần thiết để có thể chứng minh việc thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ tuân thủ;
  • Đặc điểm về tính phức tạp của các quá trình và sự tương tác giữa chúng;
  • Đặc điểm về năng lực của cá nhân hoặc những người làm việc chịu sự kiểm soát của tổ chức.

Yêu cầu trong tạo lập và cập nhật thông tin dạng văn bản

Tài liệu mẫu ISO 14001 2015 đưa ra quy định về việc tạo lập cũng như cập nhật thông tin dạng văn bản. trong quá trình thực hiện tổ chức cần phải đảm bảo sự thích hợp trong:

  • Việc nhận biết và mô tả thông tin dạng văn bản như thời gian, tiêu đề, tác giả, các chỉ số tham chiếu…;
  • Việc định dạng và phương tiện trao đổi như ngôn ngữ, đồ họa, phần mềm, giấy…;
  • Việc xem xét và phê duyệt để đảm bảo sự phù hợp cũng như tính thỏa đáng.

Yêu cầu kiểm soát thông tin dạng văn bản

Các tổ chức cần phải kiểm soát thông tin dạng văn bản theo đúng yêu cầu của hệ thống quản lý môi trường tiêu chuẩn ISO 14001:2005 nhằm đảm bảo:

  • Thông tin dạng văn bản luôn sẵn có và phù hợp để sử dụng đúng nơi, đúng lúc;
  • Thông tin dạng văn bản luôn được bảo vệ một cách thỏa đáng để tránh tình trạng sử dụng sai mục đích, mất tính bảo mật hoặc mất tính toàn vẹn.

Trong quá trình kiểm soát thông tin dạng văn bản, các tổ chức cần phải giải quyết những hoạt động bao gồm phân phối, tiếp cận, truy cập, sử dụng; lưu trữ, bảo quản để có thể dễ dàng xem được; kiểm soát những thay đổi; lưu giữ và hủy bỏ. 

Thông tin dạng văn bản nếu có nguồn gốc từ bên ngoài mà được tổ chức xác nhận là cần thiết cho hoạch định và vận hành Hệ thống quản lý môi trường thì phải được nhận dạng thích hợp, kiểm soát hợp lý. Trong đó việc tiếp cận có thể hiểu là quyết định về việc chỉ cho phép xem những thông tin dưới dạng văn bản hoặc cho phép ủy quyền để xem, thay đổi thông tin dạng văn bản.

Tổng hợp những tài liệu cần có theo tiêu chuẩn ISO 14001:2015

Tài liệu mẫu ISO 14001 2015 còn quy định về những tài liệu, hồ sơ mà các doanh nghiệp, tổ chức cần phải chuẩn bị. Những tài liệu này bao gồm tài liệu bắt buộc và không bắt buộc. Cụ thể như sau:

Những tài liệu bắt buộc phải có theo tiêu chuẩn ISO 14001:2015

Tiêu chuẩn ISO 14001:2015 quy định về những tài liệu và hồ sơ bắt buộc phải có. Những tài liệu này cần thiết cho việc đánh giá tính hiệu quả của hệ thống thống quản lý môi trường. Trong đó bao gồm:

  • Phạm vi của EMS – Environmental Management System – Hệ thống quản lý môi trường;
  • Chính sách môi trường;
  • Các quá trình cần thiết để rủi ro và cơ hội được giải quyết;
  • Các tiêu chí đánh giá khía cạnh môi trường đáng kể;
  • Những khía cạnh môi trường và tác động môi trường liên quan;
  • Những khía cạnh môi trường đáng kể;
  • Mục tiêu và kế hoạch môi trường để có thể đạt được hiệu quả khi áp dụng hệ thống quản lý môi trường;
  • Kiểm soát hoạt động;
  • Chuẩn bị sẵn sàng ứng phó với trường hợp khẩn cấp.

Những hồ sơ bắt buộc theo tiêu chuẩn ISO 14001:2015

  • Hồ sơ về các nghĩa vụ phải tuân thủ;
  • Hồ sơ về việc đào tạo kỹ năng, trình độ và kinh nghiệm;
  • Bằng chứng về giao tiếp;
  • Kết quả giám sát và đo lường;
  • Chương trình đánh giá nội bộ;
  • Kết quả đánh giá nội bộ;
  • Kết quả xem xét của lãnh đạo;
  • Kết quả của hành động khắc phục.

Những tài liệu không bắt buộc

Tài liệu mẫu ISO 14001 2015 ngoài những tài liệu, hồ sơ mà tổ chức bắt buộc phải chuẩn bị thì còn có những tài liệu không bắt buộc. Những tài liệu này tổ chức có thể chủ động chuẩn bị khi thấy cần thiết. Tuy nhiên những tài liệu này vẫn được sử dụng khá phổ biến như:

  • Thủ tục xác định về bối cảnh tổ chức và các bên liên quan;
  • Thủ tục xác định, đánh giá khía cạnh môi trường và rủi ro môi trường;
  • Thủ tục đào tạo;
  • Thủ tục về trao đổi thông tin;
  • Thủ tục về kiểm soát tài liệu và hồ sơ;
  • Thủ tục đánh giá nội bộ;
  • Thủ tục xem xét của lãnh đạo;
  • Thủ tục kiểm soát sự không phù hợp và những hành động khắc phục.

Quý vị muốn biết thêm thông tin chi tiết xin liên hệ tới Văn phòng kiểm soát chất lượng ISO Quốc tế bằng cách truy cập website https://isoquocte.com/ hoặc gọi điện qua hotline 0986.81.6789 – 0988.35.9999 để nhận tư vấn miễn phí nhé.

Bài viết liên quan

EnglishVietnamese