Sự không phù hợp – chúng là gì và tại sao chúng ta cần kiểm tra chúng?

  1. Trang chủ
  2. Blog
  3. Sự không phù hợp – chúng là gì và tại sao chúng ta cần kiểm tra chúng?

[ad_1]

Không phù hợp là gì?

Không tuân thủ là một quá trình hoặc hoạt động không hoàn thành mục đích dự kiến ​​của nó. Điều này có thể là do không tuân theo các thủ tục được nêu trong Hệ thống quản lý của bạn hoặc do các thủ tục được lập thành văn bản không phù hợp với mục đích. Ví dụ: nhiều khiếu nại về một lĩnh vực cụ thể có thể làm nổi bật một vấn đề sản phẩm hoặc dịch vụ lặp lại có thể dẫn đến sự không phù hợp – đó là lý do tại sao việc thu thập phản hồi của khách hàng và duy trì một thủ tục khiếu nại được lập thành văn bản có thể là vô giá.

Về bản thân, sự không phù hợp có thể dẫn đến trải nghiệm khách hàng tồi tệ cho một cá nhân, nhưng nếu không được điều trị, cũng có thể dẫn đến một loạt trải nghiệm tồi tệ cho nhiều khách hàng. Đây là lý do tại sao điều quan trọng là không chỉ xác định những khu vực này mà còn phải giải quyết chúng đúng lúc và đầy đủ.

Sự không phù hợp không phải là điều gì đó sẽ xuất hiện vào các thời điểm cụ thể trong năm, vì vậy điều quan trọng là các nhóm của bạn phải cảnh giác và luôn đề phòng.

Doanh nghiệp phải đối phó với sự không phù hợp như thế nào?

Mặc dù quy trình chính xác có thể thay đổi từ doanh nghiệp này sang doanh nghiệp khác, nhưng có ba thành phần chính để xử lý sự không phù hợp:

1. Xác định

Tìm kiếm bất kỳ dấu hiệu nào cho thấy một quy trình hoặc hành động (hoặc thiếu chúng) trong doanh nghiệp không hoạt động như dự kiến. Tìm kiếm các vấn đề như:

  • Giao tiếp kém / thông tin sai
  • Tài liệu không chính xác hoặc không tồn tại
  • Vấn đề đào tạo
  • Các vấn đề về động lực
  • Thiếu vật liệu, công cụ hoặc thiết bị chất lượng
  • Môi trường làm việc không phù hợp

Một nhóm được đào tạo tốt sẽ biết quy trình hoạt động như thế nào và do đó sẽ có thể phát hiện ra sự không phù hợp phát sinh từ bất kỳ lỗi nào. Và nếu họ tập trung vào khách hàng, có động lực và tự tin vào vị trí của mình, họ cũng có thể phát hiện ra các cơ hội khác hoặc sự không phù hợp tiềm ẩn trước khi chúng xảy ra.

Đảm bảo ghi tất cả các trường hợp không phù hợp vào nhật ký hoặc sổ đăng ký, bao gồm cả chi tiết về cách chúng xảy ra.

2. Địa chỉ

Đây là nơi bạn thực hiện bất kỳ hành động sửa chữa nào cần thiết, cho dù đó là hành động cần thực hiện ngay lập tức hay một tập hợp các thay đổi sâu rộng hơn. Bất kỳ điều chỉnh hoặc giải pháp tức thời nào chỉ có thể giải quyết vấn đề đã nêu, do đó, để giải quyết sự không phù hợp đúng cách, bạn cũng cần xác định nguyên nhân gốc rễ để ngăn chặn sự không phù hợp tái diễn hoặc các vấn đề có tính chất tương tự.

Cập nhật nhật ký / đăng ký không tuân thủ của bạn với các chi tiết về hành động được thực hiện và lý do. Sau đó, bạn sẽ cần cập nhật lại nhật ký với các chi tiết về mức độ hiệu quả của các hành động của bạn trong việc giải quyết sự không phù hợp.

3. Đánh giá

Được tích hợp vào hầu hết các hệ thống quản lý ISO hiện đại, Ban Quản lý có yêu cầu phải xem xét nhật ký / sổ đăng ký về sự không tuân thủ. Đánh giá của Ban Giám đốc này bao gồm việc đánh giá tính hiệu quả của các hành động khắc phục đã thực hiện, cũng như xác định xem đã thực hiện đủ để ngăn chặn sự không tuân thủ tái diễn hay chưa.

Ngoài ra, giai đoạn xem xét có thể làm nổi bật các vấn đề tiềm ẩn trong các lĩnh vực không liên quan bằng cách xem xét toàn bộ hoạt động kinh doanh và các quy trình liên quan của nó.

Việc xem xét này có thể yêu cầu thực hiện các thay đổi đối với bản thân hệ thống quản lý hoặc các quy trình của nhóm riêng lẻ và về bản chất của nó được coi là một trong những mục tiêu chính của hệ thống quản lý: cải tiến liên tục.

Lợi ích của quản lý không tuân thủ là gì?

Đối với các Tổ chức có sẵn Hệ thống quản lý, việc xác định bất kỳ sự không tuân thủ nào sẽ phục vụ một số mục đích:

  • Đảm bảo tuân thủ quy trình – việc yêu cầu nhóm của bạn chủ động tìm kiếm và xác định khi nào sự không tuân thủ xảy ra cho thấy rằng nhóm của bạn nhận thức được các quy trình và thủ tục của bạn và do đó sẽ có nhiều khả năng tuân thủ chúng hơn.
  • Đảm bảo hiệu quả của hệ thống – bằng cách quan sát các quy trình và nhận ra sự không tuân thủ, bạn có thể dễ dàng thấy các khu vực mà các quy trình của bạn không hoạt động như kế hoạch, cho bạn cơ hội giải quyết vấn đề này và nâng cao hiệu quả của Hệ thống quản lý nói chung.
  • Cung cấp thông tin để quản lý xem xét – kết quả của bất kỳ sự không phù hợp nào nêu ra phải được lập thành văn bản để chúng có thể được xem xét và phân tích tại các cuộc xem xét của ban giám đốc, cung cấp bằng chứng để sử dụng trong các chương trình hành động khắc phục và đo lường hiệu suất.
  • Xác định cơ hội cải tiến – sự không phù hợp lặp đi lặp lại là một dấu hiệu chắc chắn của một vấn đề, việc quan sát các xu hướng đó giúp doanh nghiệp làm nổi bật những thay đổi quy trình hoặc quy trình quan trọng cần thiết để cải thiện hiệu suất và năng suất.
  • Thúc đẩy cải tiến liên tục – bằng cách giải quyết những điểm không phù hợp của bạn, bạn đang thúc đẩy sự cải thiện; từ việc cải thiện bản thân quy trình, đến xem xét sự thay đổi đó ảnh hưởng đến các lĩnh vực khác như thế nào và có thể thay đổi chúng trong quá trình Đánh giá của Ban Giám đốc.

Nếu bạn cần thêm bất kỳ thông tin nào liên quan đến sự không phù hợp thì tại sao không nói chuyện với một trong những Nhà tư vấn Phát triển Chứng nhận thân thiện, giàu kinh nghiệm của chúng tôi bằng cách gọi 0904.889.859 – 0908.060.060 hoặc gửi email tới isoquocte@gmail.com.

Ban đầu được xuất bản vào Thứ Ba, ngày 12 tháng 12 năm 2017

[ad_2]
Tổng hợp tin từ: ISO QUỐC TẾ

Bài viết liên quan

Chinese (Simplified)EnglishJapaneseKoreanRussianVietnamese