Nắm giữ hợp pháp là gì?

  1. Trang chủ
  2. Tin Tông Hợp Quốc Tế
  3. Nắm giữ hợp pháp là gì?

iso

Lưu giữ hợp pháp, còn được gọi là lệnh lưu giữ, lệnh lưu giữ, lệnh đình chỉ, thông báo đóng băng, lệnh giữ hoặc thông báo giữ, là một thông báo hoặc thông báo được cấp cho một tổ chức để lưu giữ tất cả các dạng thông tin liên quan, do một cách hợp lý điều tra dự kiến, kiểm toán hoặc vụ kiện. Do đó, việc lưu giữ hợp pháp sẽ đình chỉ việc sắp xếp hoặc xử lý hồ sơ thông thường.

Mục đích của việc lưu giữ hợp pháp là để ngăn chặn sự phân tán hoặc mất thông tin có thể liên quan hoặc liên quan đến thủ tục pháp lý dự kiến.

Giữ hợp pháp và Khám phá điện tử

Với công nghệ ngày nay, các tổ chức sử dụng dữ liệu kỹ thuật số trong các hoạt động hàng ngày. Mặc dù điều này có vẻ là một lợi thế trong việc thực hiện nhiệm vụ và tăng năng suất, việc phụ thuộc vào việc sử dụng dữ liệu kỹ thuật số đã khiến thông tin được lưu trữ điện tử (ESI) tăng trưởng nhanh chóng. Điều này đã dẫn đến các sửa đổi gần đây trong Quy tắc tố tụng dân sự của Liên bang Hoa Kỳ ra lệnh đưa dữ liệu kỹ thuật số vào diện lưu giữ hợp pháp (eDiscovery). Do đó, thông tin được lưu giữ trong thời gian lưu giữ hợp pháp không chỉ giới hạn ở các tài liệu ở dạng giấy mà còn ở các thông tin được lưu trữ điện tử – từ tài liệu word, tệp excel, trao đổi email đến hình ảnh, tệp âm thanh, nhật ký trang web, v.v.

Ngày càng có nhiều doanh nghiệp bắt đầu chú ý đến eDiscovery khi các vụ kiện đòi hỏi eDiscovery các tệp đã khiến những gã khổng lồ trong ngành phải trả hàng triệu đô la tiền phạt. Trong vụ Zubulake kiện UBS Warburg nổi tiếng, Thẩm phán Scheindlin đã trao tổng cộng 29 triệu đô la cho Laura Zubulake, người đã buộc tội chủ cũ của cô là UBS Warburg, một trong những tên tuổi lớn trong các công ty tài chính, vì phân biệt giới tính và trả thù bất hợp pháp. Bất chấp lệnh của tòa án đã được ban hành để bảo toàn tất cả thông tin liên quan, người ta phát hiện ra rằng chủ nhân đã cố tình xóa các email có liên quan. Tòa án cũng lưu ý rằng cố vấn pháp lý của UBS Warburg phải chịu một phần trách nhiệm về việc tiêu hủy tài liệu do không xác định được, bảo quản và cung cấp kịp thời thông tin liên quan. Merck & Co., Inc, một tập đoàn dược phẩm, đã mất 253 triệu đô la trong vụ kiện của gia đình Robert Ernst, một vận động viên marathon, nguyên nhân tử vong của họ có liên quan đến tác dụng lâu dài của việc sử dụng Vioxx, một loại thuốc giảm đau do Merck sản xuất. Cố vấn pháp lý của nguyên đơn lập luận rằng Merck đã vội vàng đưa Vioxx ra thị trường mà không có thử nghiệm an toàn thích hợp để cạnh tranh với Celebrex của Pfizer Inc., sau đó giảm nguy cơ tim mạch tiềm ẩn. Các email được phát hiện được gửi bởi nhà khoa học chính của Merck đặt câu hỏi về hiệu quả của Vioxx đã góp phần vào kết quả của vụ án. Morgan Stanley, một gã khổng lồ tài chính khác, đã được lệnh trả cho tỷ phú tài chính Ron Perelman hơn 1,4 tỷ USD sau khi thua kiện liên quan đến việc Perelman bán công ty đồ cắm trại Coleman năm 1998 cho Sunbeam. Một yếu tố lớn dẫn đến kết quả của vụ việc là không thể cung cấp thông tin được yêu cầu do Khám phá điện tử hoạt động kém.

Quy trình Giữ hợp pháp

Quy trình lưu giữ hợp pháp bao gồm ba yêu cầu chính.

Giữ thông báo. Một khi một tổ chức biết rằng có một vụ kiện tụng đang chờ xử lý hoặc được dự đoán một cách hợp lý, thì tổ chức đó có nghĩa vụ lưu giữ tất cả các thông tin liên quan. Một tổ chức nên thông báo cho nhân viên về sự cần thiết phải lưu giữ thông tin liên quan và cũng nên có chính sách bằng văn bản liên quan đến quy trình lưu giữ hợp pháp. Việc xác định mức độ liên quan của thông tin cần được lưu giữ một phần nằm ở khả năng của cố vấn pháp lý của tổ chức và các chính sách lưu giữ tài liệu hiện có của tổ chức.

Kho lưu trữ riêng biệt cho ESI. Do những rủi ro đáng kể liên quan đến việc xóa, mất hoặc không có quyền truy cập vào thông tin được lưu trữ điện tử, một kho lưu trữ riêng biệt nên được sử dụng để xử lý ESI.

Đang thực hiện nghĩa vụ bảo quản. Sau khi thông báo kiện tụng được gửi, tất cả thông tin liên lạc điện tử có liên quan trong tương lai cũng phải được lưu giữ như một phần của lưu giữ pháp lý.

Chương 15 của Chiến binh Quốc gia Thông tin: Chương trình đào tạo về Tuân thủ Quản lý Thông tin (Randolph A. Kahn, ESQ và Barclay T. Blair) thảo luận về những gì các tổ chức nên bao gồm trong việc phát triển quy trình Giữ hợp pháp: Một chính sách dành riêng cho bộ phận pháp lý để cung cấp thông báo Lưu giữ pháp lý cho các nhân viên còn lại của tổ chức, một đề cương và chương trình đào tạo cập nhật về trách nhiệm của nhân viên và các thủ tục bảo quản, một phương pháp tiêu chuẩn để cung cấp thông báo Giữ chỗ hợp pháp cho nhân viên, tuyên bố của lãnh đạo tổ chức hoặc sổ tay đào tạo nhấn mạnh cam kết của tổ chức đối với hồ sơ và tuân thủ quản lý thông tin và để đảm bảo rằng nhân viên đang tuân thủ các chính sách này.


Quý khách hàng, doanh nghiệp có nhu cầu về các Tiêu chuẩn / Chứng nhận ISO xin vui lòng liên hệ chúng tôi qua:

VĂN PHÒNG CHỨNG NHẬN KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG ISO QUỐC TẾ

Hotline: 0988 35 9999 | 0904 889 859 , hoặc email: [email protected]

Website: https://isoquocte.com

Thanks and best regards !

 

Tags:

Bài viết liên quan

Chinese (Simplified)EnglishJapaneseKoreanRussianVietnamese