Kiểm toán được định nghĩa là hoạt động xác minh tại chỗ, chẳng hạn như thanh tra hoặc kiểm tra, quy trình hoặc hệ thống chất lượng , để đảm bảo tuân thủ các yêu cầu. Đánh giá có thể áp dụng cho toàn bộ tổ chức hoặc có thể cụ thể cho một chức năng, quy trình hoặc bước sản xuất. Một số cuộc đánh giá có mục đích quản trị đặc biệt, chẳng hạn như tài liệu đánh giá, rủi ro hoặc hiệu suất, hoặc theo dõi các hành động khắc phục đã hoàn thành.
BA LOẠI KIỂM TOÁN KHÁC NHAU
ISO 19011: 2018 định nghĩa đánh giá là một “quá trình có hệ thống, độc lập và được lập thành văn bản để thu thập bằng chứng đánh giá [hồ sơ, tuyên bố thực tế hoặc thông tin khác có liên quan và có thể xác minh được] và đánh giá nó một cách khách quan để xác định mức độ mà các tiêu chí đánh giá [a bộ chính sách, thủ tục hoặc yêu cầu] được đáp ứng. ” Có ba loại kiểm toán chính:
- Đánh giá quá trình : Loại đánh giá này xác minh rằng các quá trình đang hoạt động trong các giới hạn đã thiết lập. Nó đánh giá một hoạt động hoặc phương pháp dựa trên các hướng dẫn hoặc tiêu chuẩn được xác định trước để đo lường sự phù hợp với các tiêu chuẩn này và hiệu quả của các hướng dẫn. Đánh giá quá trình có thể:
- Kiểm tra sự phù hợp với các yêu cầu đã xác định như thời gian, độ chính xác, nhiệt độ, áp suất, thành phần, khả năng đáp ứng, cường độ dòng điện và hỗn hợp thành phần.
- Kiểm tra các nguồn lực (thiết bị, vật liệu, con người) được áp dụng để chuyển đổi đầu vào thành đầu ra, môi trường, các phương pháp (thủ tục, hướng dẫn) được áp dụng và các biện pháp thu thập được để xác định hiệu suất của quá trình.
- Kiểm tra tính đầy đủ và hiệu quả của các biện pháp kiểm soát quá trình được thiết lập bởi các thủ tục, hướng dẫn công việc, sơ đồ , và các thông số kỹ thuật về quy trình và đào tạo.
- Đánh giá sản phẩm: Loại đánh giá này là việc kiểm tra một sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể, chẳng hạn như phần cứng, vật liệu đã qua xử lý hoặc phần mềm, để đánh giá xem nó có tuân thủ các yêu cầu hay không (ví dụ: thông số kỹ thuật, tiêu chuẩn hoạt động và yêu cầu của khách hàng).
- Đánh giá hệ thống: Một cuộc đánh giá được thực hiện trên một hệ thống quản lý. Nó có thể được mô tả như một hoạt động được lập thành văn bản được thực hiện để xác minh, bằng cách xem xét và đánh giá các bằng chứng khách quan, rằng các yếu tố áp dụng của hệ thống là phù hợp và hiệu quả và đã được phát triển, lập thành văn bản và thực hiện phù hợp và cùng với các yêu cầu cụ thể.
- Đánh giá hệ thống quản lý chất lượng đánh giá chương trình quản lý chất lượng hiện có để xác định sự phù hợp với các chính sách của công ty, các cam kết hợp đồng và các yêu cầu quy định.
- Tương tự, đánh giá hệ thống môi trường kiểm tra hệ thống quản lý môi trường , đánh giá hệ thống an toàn thực phẩm kiểm tra hệ thống quản lý an toàn thực phẩm và đánh giá hệ thống an toàn kiểm tra hệ thống quản lý an toàn.
Cân nhắc Kiểm toán
Các phương pháp khác, chẳng hạn như đánh giá tại bàn hoặc xem xét tài liệu, có thể được sử dụng độc lập hoặc hỗ trợ cho ba loại đánh giá chung.
Một số cuộc kiểm toán được đặt tên theo mục đích hoặc phạm vi của chúng. Phạm vi đánh giá của một bộ phận hoặc chức năng là một bộ phận hoặc chức năng cụ thể. Mục đích của đánh giá quản lý liên quan đến lợi ích của ban quản lý, chẳng hạn như đánh giá hoạt động hoặc hiệu quả của khu vực.
Một cuộc đánh giá cũng có thể được phân loại là nội bộ hoặc bên ngoài, tùy thuộc vào mối quan hệ giữa các bên tham gia. Đánh giá nội bộ được thực hiện bởi nhân viên của tổ chức của bạn. Đánh giá bên ngoài được thực hiện bởi một tác nhân bên ngoài. Đánh giá nội bộ thường được gọi là đánh giá của bên thứ nhất, trong khi đánh giá bên ngoài có thể là bên thứ hai hoặc bên thứ ba.
KIỂM TOÁN CỦA BÊN THỨ NHẤT, BÊN THỨ HAI VÀ BÊN THỨ BA LÀ GÌ?
- Đánh giá của bên thứ nhất được thực hiện trong một tổ chức để đo lường điểm mạnh và điểm yếu của tổ chức đó so với các thủ tục hoặc phương pháp của chính tổ chức đó và / hoặc chống lại các tiêu chuẩn bên ngoài được áp dụng (tự nguyện) hoặc áp đặt đối với tổ chức (bắt buộc). Đánh giá của bên thứ nhất là cuộc đánh giá nội bộ được thực hiện bởi các kiểm toán viên làm việc cho tổ chức được đánh giá nhưng không quan tâm đến kết quả đánh giá của khu vực được đánh giá.
- Đánh giá của bên thứ hai là một cuộc đánh giá bên ngoài được thực hiện đối với nhà cung cấp bởi khách hàng hoặc bởi một tổ chức được ký hợp đồng thay mặt cho khách hàng. Đã có hợp đồng và hàng hóa hoặc dịch vụ đang, hoặc sẽ được chuyển giao. Đánh giá của bên thứ hai phải tuân theo các quy tắc của luật hợp đồng, vì họ đang cung cấp chỉ đạo theo hợp đồng từ khách hàng đến nhà cung cấp. Đánh giá của bên thứ hai có xu hướng chính thức hơn so với đánh giá của bên thứ nhất vì kết quả đánh giá có thể ảnh hưởng đến quyết định mua hàng của khách hàng.
- Đánh giá của bên thứ ba được thực hiện bởi một tổ chức đánh giá độc lập với mối quan hệ khách hàng – nhà cung cấp và không có bất kỳ xung đột lợi ích nào. Tính độc lập của tổ chức kiểm toán là một thành phần quan trọng của cuộc kiểm toán bên thứ ba. Đánh giá của bên thứ ba có thể dẫn đến chứng nhận, đăng ký, công nhận, giải thưởng, phê duyệt giấy phép, trích dẫn, phạt tiền hoặc hình phạt do tổ chức bên thứ ba hoặc một bên liên quan đưa ra.
Chứng nhận ngành thông qua kiểm toán
Các công ty thuộc một số danh mục rủi ro cao — chẳng hạn như đồ chơi, bình chịu áp lực, thang máy, thiết bị khí đốt, thiết bị điện và y tế — muốn kinh doanh ở Châu Âu phải tuân thủ các yêu cầu của Conformité Europeënne Mark (Dấu CE) . Một cách để các tổ chức tuân thủ là hệ thống quản lý của họ được tổ chức đánh giá bên thứ ba chứng nhận theo các tiêu chí yêu cầu hệ thống quản lý (chẳng hạn như ISO 9001 ).
Khách hàng có thể đề nghị hoặc yêu cầu các nhà cung cấp của họ tuân theo tiêu chuẩn ISO 9001, ISO 14001 , hoặc các tiêu chí an toàn , đồng thời có thể áp dụng các quy định và yêu cầu của liên bang. Đánh giá của bên thứ ba thường dẫn đến việc cấp chứng chỉ cho biết rằng hệ thống quản lý của tổ chức bên được đánh giá tuân thủ các yêu cầu của tiêu chuẩn hoặc quy định thích hợp.
Đánh giá của bên thứ ba để chứng nhận hệ thống phải được thực hiện bởi các tổ chức đã được đánh giá và công nhận bởi một hội đồng công nhận đã thành lập, chẳng hạn như: National Accreditation Board (ANAB), International Accreditation Service ( IAS ), United Ackreditering Services Limited ( UASL ), Accreditation System of Australia and New Zealand (JAS-ANZ)….
Kiểm tra Hiệu suất so với Kiểm tra Tuân thủ và Tuân thủ
Đánh giá giá trị gia tăng, đánh giá quản lý, đánh giá giá trị gia tăng và đánh giá cải tiến liên tục là các thuật ngữ được sử dụng để mô tả mục đích đánh giá ngoài việc tuân thủ và tuân thủ. Mục đích của các cuộc đánh giá này liên quan đến hoạt động của tổ chức. Các cuộc đánh giá xác định sự tuân thủ và tuân thủ chưa tập trung vào hiệu suất tốt hay kém. Hiệu suất là một mối quan tâm quan trọng đối với hầu hết các tổ chức.
Sự khác biệt chính giữa đánh giá tuân thủ, đánh giá sự phù hợp và đánh giá cải tiến là việc thu thập bằng chứng liên quan đến hoạt động của tổ chức so với bằng chứng để xác minh sự phù hợp hoặc tuân thủ một tiêu chuẩn hoặc thủ tục. Một tổ chức có thể tuân thủ các thủ tục của mình để thực hiện các đơn đặt hàng, nhưng nếu mọi đơn đặt hàng sau đó được thay đổi hai hoặc ba lần, ban lãnh đạo có thể có lý do để lo ngại và muốn khắc phục tình trạng kém hiệu quả.
Kiểm tra tiếp theo
Đánh giá sản phẩm, quá trình hoặc hệ thống có thể có những phát hiện cần phải sửa chữa và hành động khắc phục. Vì hầu hết các hành động khắc phục không thể được thực hiện tại thời điểm đánh giá, người quản lý chương trình đánh giá có thể yêu cầu đánh giá tiếp theo để xác minh rằng các sửa chữa đã được thực hiện và các hành động khắc phục đã được thực hiện. Do chi phí cao của một cuộc đánh giá theo dõi cho một mục đích duy nhất, nó thường được kết hợp với cuộc đánh giá theo lịch trình tiếp theo của khu vực. Tuy nhiên, quyết định này cần dựa trên tầm quan trọng và rủi ro của phát hiện.
Một tổ chức cũng có thể tiến hành các cuộc đánh giá tiếp theo để xác minh các hành động phòng ngừa đã được thực hiện do các vấn đề về hiệu suất có thể được báo cáo là cơ hội để cải tiến. Những lần khác, tổ chức có thể chuyển các vấn đề về hiệu suất đã xác định cho ban quản lý để theo dõi.
BỐN GIAI ĐOẠN CỦA MỘT CHU KỲ KIỂM TOÁN LÀ GÌ?
- Lập kế hoạch và chuẩn bị đánh giá: Chuẩn bị đánh giá bao gồm việc lập kế hoạch mọi thứ được thực hiện trước bởi các bên quan tâm, chẳng hạn như đánh giá viên, đánh giá viên chính, khách hàng và người quản lý chương trình đánh giá, để đảm bảo rằng cuộc đánh giá tuân thủ mục tiêu của khách hàng. Giai đoạn này của cuộc đánh giá bắt đầu với quyết định tiến hành cuộc đánh giá và kết thúc khi cuộc đánh giá bắt đầu.
- Thực hiện đánh giá: Giai đoạn thực hiện đánh giá thường được gọi là điều tra thực địa . Đây là phần thu thập dữ liệu của cuộc đánh giá và bao gồm khoảng thời gian từ khi đến địa điểm đánh giá cho đến khi cuộc họp rời khỏi cuộc họp. Nó bao gồm nhiều hoạt động bao gồm quản lý đánh giá tại chỗ, gặp gỡ với bên được đánh giá, tìm hiểu quy trình và các kiểm soát hệ thống và xác minh rằng các kiểm soát này hoạt động, trao đổi giữa các thành viên trong nhóm và trao đổi với bên được đánh giá.
- Báo cáo kiểm toán: Mục đích của báo cáo kiểm toán là truyền đạt kết quả của cuộc điều tra. Báo cáo phải cung cấp dữ liệu chính xác và rõ ràng sẽ có hiệu quả như một biện pháp hỗ trợ quản lý trong việc giải quyết các vấn đề quan trọng của tổ chức. Quá trình đánh giá có thể kết thúc khi báo cáo được phát hành bởi kiểm toán viên chính hoặc sau khi các hành động tiếp theo được hoàn thành.
- Theo dõi và kết thúc cuộc đánh giá: Theo tiêu chuẩn ISO 19011, điều 6.6, “Cuộc đánh giá được hoàn thành khi tất cả các hoạt động đánh giá theo kế hoạch đã được thực hiện hoặc đã được thỏa thuận khác với khách hàng đánh giá.” Điều khoản 6.7 của ISO 19011 tiếp tục bằng cách nêu rõ rằng việc xác minh các hành động tiếp theo có thể là một phần của cuộc đánh giá tiếp theo.
Bốn giai đoạn của một chu kỳ kiểm tra
Lưu ý: Yêu cầu khắc phục sự không phù hợp hoặc phát hiện trong các cuộc đánh giá là rất phổ biến.
- Hành động khắc phục là hành động được thực hiện để loại bỏ các nguyên nhân của sự không phù hợp, khiếm khuyết hiện có hoặc tình huống không mong muốn khác để ngăn chặn sự tái diễn (phản ứng). Hành động khắc phục là loại bỏ các nguyên nhân gây ra vấn đề chứ không chỉ tuân theo một loạt các bước giải quyết vấn đề.
- Hành động phòng ngừa là hành động được thực hiện để loại bỏ các nguyên nhân của sự không phù hợp tiềm ẩn, khiếm khuyết hoặc tình huống không mong muốn khác để ngăn ngừa sự xuất hiện (chủ động).
VĂN PHÒNG CHỨNG NHẬN KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG ISO QUỐC TẾ
Adress: Tầng 3 Tòa A1 Phương Đông GreenPark Số 1 Đường Trần Thủ Độ – P. Hoàng Liệt – Q.Hoàng Mai – TP. Hà Nội
Hotline: 0904.889.859 (Ms.Hoa) – 0909.099.583 (Ms.Lam)
Email: isoquocte@gmail.com
Website: https://isoquocte.com
