Hệ thống quản lý được lập thành văn bản so với Hướng dẫn sử dụng ISO

  1. Trang chủ
  2. Blog
  3. Hệ thống quản lý được lập thành văn bản so với Hướng dẫn sử dụng ISO

[ad_1]

Hệ thống quản lý dạng văn bản là gì?

Các công ty đã – hoặc đang tìm cách thực hiện – các chứng chỉ ISO liên quan đến việc phát triển và sử dụng Hệ thống quản lý, như một phần của Tiêu chuẩn, phải sản xuất và duy trì một loạt các tài liệu mô tả và hỗ trợ hoạt động của các quy trình của họ. Đây được biết đến như một hệ thống quản lý được lập thành văn bản.

Tiêu chuẩn yêu cầu những gì?

Tiêu chuẩn thường đề cập đến thông tin dạng văn bản, đề cập đến bất kỳ tài liệu nào mô tả các quy trình của Tổ chức của bạn. Họ không xác định bất kỳ loại quy trình hoặc cấu trúc tài liệu cụ thể nào, và như vậy, bản thân các tài liệu có thể được giữ ở các vị trí riêng biệt và thậm chí được lưu giữ trên các phương tiện riêng biệt. Các hệ thống như vậy có thể được lập chỉ mục và định dạng tương tự để thuận tiện và dễ sử dụng, nhưng điều này không phải lúc nào cũng đúng và chắc chắn không phải là một yêu cầu để được chứng nhận. : 2015, quy định những gì cần phải được lập thành văn bản cho Tiêu chuẩn này, nhưng định dạng cụ thể mà tiêu chuẩn này sẽ không bao giờ được đề cập. Hướng dẫn này cũng không đề cập đến các Tiêu chuẩn khác nhưng có thể dễ dàng áp dụng cho bất kỳ Tiêu chuẩn nào sử dụng cấu trúc Phụ lục-SL như ISO 14001: 2015, ISO 27001: 2013, ISO 45001: 2018 và ISO 50001: 2018.

Mặc dù các quy trình cần được lập thành văn bản có thể thay đổi tùy thuộc vào loại ngành của bạn, nhưng mục đích chung là cho phép duy trì một mức hiệu suất nhất quán. Ví dụ: nếu bạn mô tả cách thức tiến hành một quy trình, quy trình đó phải luôn tuân theo định dạng được lập thành văn bản. Tài liệu cũng cho phép chia sẻ kiến ​​thức và cung cấp bằng chứng rằng Tổ chức của bạn đang tuân thủ Tiêu chuẩn bằng cách hiển thị những gì đã được lên kế hoạch và những gì đã được thực hiện.

Hướng dẫn sử dụng ISO

Cho đến gần đây, phương pháp phổ biến nhất để lập hồ sơ Hệ thống quản lý ISO là thông qua Sổ tay hướng dẫn. Sổ tay hướng dẫn bao gồm tất cả các tính năng cần thiết cho thông tin dạng văn bản, được viết dưới dạng một tài liệu duy nhất được định dạng nhất quán, dễ phân phối.

Sổ tay hướng dẫn tuân theo một cấu trúc bộ, thường phù hợp với cấu trúc của Tiêu chuẩn. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện nhiều Tiêu chuẩn trong cùng một Sổ tay hướng dẫn – đặc biệt nếu Tiêu chuẩn đang được triển khai sử dụng cùng cấu trúc với tài liệu gốc. Các Sổ tay hướng dẫn tích hợp này cũng giúp ích khi giới thiệu các Tiêu chuẩn mới, vì nhân viên đã quen thuộc với cấu trúc và những gì được mong đợi từ chúng.

Mặc dù hiện nay người ta tập trung vào việc sử dụng thuật ngữ hệ thống quản lý được lập thành văn bản, nhưng thuật ngữ này không ngụ ý rằng Sổ tay ISO không còn tồn tại

Nền tảng hệ thống quản lý ISO

Một số công ty đang tìm cách nâng cao thêm những lợi ích mà họ trải nghiệm thông qua Sách hướng dẫn ISO bằng cách chọn sử dụng Nền tảng hệ thống quản lý để quản lý các nhu cầu về tài liệu và hệ thống của họ.

Tại QMS, chúng tôi cung cấp QMS Connect, mở rộng trên ý tưởng về một hệ thống quản lý dạng tài liệu, cung cấp nhiều tính năng hơn chỉ là khả năng chỉnh sửa và xuất bản thông tin dạng tài liệu của bạn. QMS Connect giúp dễ dàng lập hồ sơ Hệ thống quản lý của bạn trực tuyến, cho phép tổ chức của bạn hoạt động theo cách có cấu trúc hơn và đảm bảo trách nhiệm và nhiệm vụ rõ ràng cho tất cả mọi người trong toàn doanh nghiệp.

QMS Connect được cấu trúc xung quanh các quy trình thay vì các điều khoản riêng lẻ trong Tiêu chuẩn, có nghĩa là các cá nhân dễ dàng tìm thấy thông tin liên quan đến bộ phận kinh doanh của họ hơn.

Làm thế nào để họ so sánh?

Lợi ích của QMS Connect:

  • Hoạt động kinh doanh có cấu trúc – bằng cách ghi lại các quy trình và hành vi thực hành tốt nhất của bạn, nhóm của bạn có thể làm việc theo cách có cấu trúc
  • Trách nhiệm rõ ràng – mọi người có thể dễ dàng thấy những lĩnh vực nào họ có trách nhiệm xóa bỏ sự mơ hồ
  • Tăng hiệu quả hoạt động – tối đa hóa các nguồn lực cần thiết và cả thời gian và nỗ lực dành cho một nhiệm vụ
  • Đào tạo tốt hơn – đào tạo thành viên nhóm mới hoặc làm mới việc đào tạo nhóm của bạn được thực hiện dễ dàng hơn thông qua các quy trình được lập thành văn bản
  • Dịch vụ liên tục – các quy trình kinh doanh hoạt động theo cùng một cách, giúp bạn duy trì chất lượng dịch vụ cao
  • Kho tài liệu duy nhất – giữ tất cả các quy trình và tài liệu liên quan ở một nơi
  • Thiết kế nhất quán – định dạng và giao diện của tài liệu của bạn vẫn giữ nguyên trong suốt
  • Dễ dàng cập nhật – nếu quy trình kinh doanh thay đổi hoặc bản thân Tiêu chuẩn thay đổi
  • Phân phối dễ dàng – dễ dàng chia sẻ thông tin dạng văn bản của bạn trong toàn bộ Tổ chức
  • Kiểm soát phiên bản tự động – các thay đổi được tự động ghi lại tạo ra một dấu vết kiểm tra dễ đọc
  • Tránh lặp lại nỗ lực – chỉnh sửa nội dung được sử dụng ở nhiều nơi từ một địa điểm
  • Dựa trên đám mây – an toàn và có thể truy cập ở mọi nơi, 24 giờ một ngày
  • Cấu trúc dựa trên quy trình – dễ theo dõi hơn và loại bỏ sự lặp lại trong tài liệu nơi các quy trình chồng chéo lên nhau
  • Không chỉ là tài liệu – quản lý Hệ thống quản lý của bạn, không chỉ các tài liệu giải thích cách nó hoạt động

Nếu bạn quan tâm đến phương pháp QMS để quản lý Hệ thống quản lý của bạn và tài liệu của nó, hãy liên hệ với một thành viên trong nhóm của chúng tôi theo số 01603 573558 hoặc gửi email đến isoquocte@gmail.com và chúng tôi sẽ sẵn lòng trao đổi với bạn về các lựa chọn của bạn.

Ban đầu được xuất bản vào Thứ hai, ngày 7 tháng 8 năm 2017

[ad_2]
Tổng hợp tin từ: ISO QUỐC TẾ

Bài viết liên quan

Chinese (Simplified)EnglishJapaneseKoreanRussianVietnamese