Chính hoặc phụ: sự khác biệt giữa các lỗi không phù hợp là gì?

Trong quá trình hoạt động kinh doanh bình thường, không có gì lạ khi sự không tuân thủ kỳ lạ xuất hiện. Sự không phù hợp, về cơ bản là các lĩnh vực cần cải tiến, liên quan đến các quy trình và thủ tục bạn đã thực hiện để điều chỉnh doanh nghiệp của mình và chúng có thể xảy ra ở bất kỳ đâu trong đó. Tuy nhiên, có những khác biệt quan trọng giữa sự không phù hợp nhỏ và lớn và nhận thức được chúng có thể là chìa khóa để cải tiến liên tục và chứng nhận liên tục. Hãy bắt đầu với những cái nhỏ.

Một sự không tuân thủ nhỏ là gì?

Tất cả các trường hợp không tuân thủ đều rất cụ thể đối với doanh nghiệp của bạn cũng như đối với Tiêu chuẩn mà chúng có liên quan. Tuy nhiên, một sự không tuân thủ nhỏ sẽ luôn là điểm yếu trong các quy trình hoặc thủ tục của doanh nghiệp bạn và có thể dẫn đến sự không tuân thủ lớn nếu nó không được giải quyết nhanh chóng. Đây có thể là một hồ sơ đào tạo bị bỏ sót hoặc một sai sót trong hóa đơn.

Là “một lần”, chúng sẽ không gây ra sự cố trong hoạt động kinh doanh của bạn. Nhưng nếu chúng bắt đầu xuất hiện với số lượng lớn và không được xử lý, chúng có thể dẫn đến sự không tuân thủ nghiêm trọng và làm tan rã các quy trình kinh doanh của bạn. Nếu một sự không phù hợp nhỏ xảy ra, nó cần được xem xét để cải thiện tiềm năng.

Nó cũng nên được sử dụng như một bàn đạp để điều tra sâu hơn về hệ thống kinh doanh của bạn để phát hiện ra bất kỳ điểm yếu nào khác, sau đó có thể đưa vào kế hoạch sửa chữa của bạn. Một sự không tuân thủ nhỏ sẽ không nhất thiết ảnh hưởng đến chứng nhận của bạn. Nếu nó được gắn cờ trong một cuộc đánh giá, bạn sẽ có một khoảng thời gian đã thỏa thuận để phân loại nó và sẽ được kiểm toán viên của bạn kiểm tra ở lần tiếp theo.

Sự không tuân thủ chính là gì?

Sự không tuân thủ chính là điều gì đó có thể gây ra sự thất bại đáng kể cho các hoạt động và mục tiêu dự kiến ​​của doanh nghiệp bạn.

Đó có thể là sự thất bại trong việc thực hiện một yêu cầu chính trong Tiêu chuẩn của bạn, hoàn toàn không có nó hoặc không duy trì được sự tuân thủ. Các lỗi không tuân thủ chính có thể xuất hiện bao gồm việc không thực hiện được nhiệm vụ hoặc quy trình (chẳng hạn như sao lưu dữ liệu không thường xuyên) và nhiều lỗi hoặc lỗi nghiêm trọng (chẳng hạn như nhầm lẫn hóa đơn lặp đi lặp lại).

Bản chất của những sự không tuân thủ chính nghiêm trọng hơn vì chúng có thể ảnh hưởng trực tiếp đến doanh nghiệp của bạn. Ví dụ, bạn có thể thấy mức độ hài lòng của khách hàng giảm xuống hoặc danh tiếng của bạn giảm sút. Nếu hệ thống bị ảnh hưởng liên quan đến sức khỏe và an toàn, nó có thể khiến nhân viên của bạn gặp rủi ro.

Nếu một vấn đề lớn được gắn cờ, điều này cũng sẽ ảnh hưởng đến chứng nhận của bạn vì các thủ tục của bạn sẽ không đáp ứng được những quy định mà Tiêu chuẩn của bạn đề ra. Điều này có thể khiến bạn mất cả thời gian và tiền bạc vì bạn sẽ cần phải cải tiến và sau đó có khả năng phải thực hiện một cuộc kiểm tra khác.

Các lỗi không tuân thủ chính cần đề phòng:

Mọi doanh nghiệp luôn cần một chút trợ giúp, vì vậy chúng tôi đã nói chuyện với các chuyên gia tư vấn của mình để tìm ra năm điểm không tuân thủ chính phổ biến nhất là gì.

1. Vấn đề với tài liệu

Tất cả các Tiêu chuẩn yêu cầu rằng các hồ sơ được tạo ra bởi việc thực hiện các quy trình và thủ tục kinh doanh cần phải được lưu giữ – nếu không có nó, bạn sẽ không đạt yêu cầu chính.

2. Thiếu sự xem xét của cấp quản lý

Đánh giá của ban quản lý cho bạn biết liệu các quy trình của bạn có còn phù hợp với mục đích hay không, vì vậy điều cần thiết là chúng phải được thực hiện. Điều quan trọng nữa là chúng phải được thực hiện với một chương trình nghị sự và biên bản đó được thực hiện, sau đó có thể được lưu hành. Trong cuộc đánh giá bên ngoài, bạn sẽ cần xuất trình những biên bản này như một phần bằng chứng của mình.

3. Thiếu kiểm toán nội bộ

Để giữ cho các quy trình kinh doanh của bạn luôn ổn định, bạn sẽ cần phải theo dõi chặt chẽ chúng. Một cách để làm điều này là tổ chức các cuộc đánh giá nội bộ, nhằm xác minh rằng các quy trình và thủ tục đang được thực hiện hiệu quả trong các lĩnh vực chính của doanh nghiệp bạn.

4. Đào tạo

Đội ngũ nhân viên được đào tạo là chìa khóa cho một doanh nghiệp hoạt động tốt, đó là lý do tại sao Tiêu chuẩn ISO rất chú trọng vào nó. Việc đào tạo phải phù hợp với công việc của một cá nhân và có thể bao gồm các tài liệu như sổ tay giới thiệu hoặc sổ tay nhân viên. Tất cả các khóa đào tạo phải được ghi vào nhật ký, sau đó có thể được sử dụng làm bằng chứng trong quá trình đánh giá của bạn với một trong những chuyên gia tư vấn của chúng tôi.

5. Quy trình phản hồi của khách hàng

Nhiều Tiêu chuẩn muốn các doanh nghiệp thực hành với phản hồi của khách hàng vì nó có thể là một chỉ báo tuyệt vời về các lĩnh vực cần cải thiện. Bằng cách tạo quy trình phản hồi của khách hàng, bạn có thể kiểm tra xem nhu cầu của họ có được đáp ứng hay không, điều này sẽ có lợi thế là tăng khả năng kinh doanh lặp lại.

Cần một bàn tay giúp đỡ?

Luôn hoàn thành tất cả các trách nhiệm ISO của bạn có thể khó khăn khi bạn cũng đang cố gắng điều hành một doanh nghiệp thành công. Để giảm bớt áp lực, các chuyên gia tư vấn của chúng tôi có thể đóng vai trò là quản trị viên hệ thống quản lý của bên thứ ba và thực hiện các nhiệm vụ chính như chủ trì đánh giá của ban quản lý và thực hiện đánh giá nội bộ. Bằng cách chọn một đánh giá viên QMS, bạn có thể tin tưởng rằng mỗi cuộc đánh giá sẽ kỹ lưỡng và sẽ xác định được bất kỳ lĩnh vực cải tiến nào. Nếu bạn muốn nói chuyện với chúng tôi về kiểm toán của bên thứ ba hoặc có bất kỳ câu hỏi nào khác về Tiêu chuẩn ISO, chúng tôi rất sẵn lòng trợ giúp. Vui lòng liên hệ với chúng tôi trên 0904.889.859 (Ms.Hoa) – 0909.099.583 (Ms.Lam) hoặc isoquocte@gmail.com.