Chi tiết thủ tục và hồ sơ HACCP

  1. Trang chủ
  2. HACCP
  3. Chi tiết thủ tục và hồ sơ HACCP

Hồ sơ HACCP được chuẩn bị để tiến hành chứng nhận HACCP theo đúng quy định. Hồ sơ yêu cầu những tài liệu, giấy tờ nào? Chi tiết thủ tục được tiến hành ra sao? Cần chú ý những gì khi xây dựng hệ thống HACCP? Hãy cùng làm rõ qua bài viết dưới đây nhé!

>>> Xem thêm

♦  Bật mí mối quan hệ giữa GMP SSOP và HACCP

Tổng hợp các tài liệu tiêu chuẩn HACCP mới nhất 2020

Hồ sơ HACCP

Hồ sơ HACCP

Thành phần hồ sơ HACCP 

Thực tế hồ sơ HACCP được chuẩn bị từ chính quá trình áp dụng Hệ thống phân tích mối nguy và điểm kiểm soát tới hạn vào thực tiễn. Cụ thể mỗi một bước trong số 12 bước áp dụng hệ thống HACCP đều cần có giấy tờ, tài liệu làm bằng chứng Đây chính là cơ sở để áp dụng bước cuối cùng cũng đồng thời là nguyên tắc 7 – Thiết lập các thủ tục lưu trữ tài liệu và hồ sơ.

Cụ thể doanh nghiệp áp dụng hệ thống HACCP sẽ xác định những tài liệu, hồ sơ cần thiết chứng minh những giới hạn quan trọng đều được đáp ứng. Điều đó cũng có nghĩa là hệ thống hoạt động hiệu quả. Tài liệu phải giải quyết được các yêu cầu liên quan đến quy định và bao gồm những hồ sơ cho thấy sự phát triển, hoạt động của hệ thống.

Những hồ sơ, tài liệu này sẽ được chọn lọc để sử dụng trong quá trình xin cấp chứng nhận. Theo đó, doanh nghiệp có yêu cầu cấp chứng nhận HACCP cần chuẩn bị các giấy tờ bao gồm 2 phần:

Tài liệu đánh giá sơ bộ

Tài liệu đánh giá sơ bộ được sử dụng để kiểm tra chứng nhận. Quá trình cấp chứng nhận HACCP được tiến hành dựa trên thỏa thuận giữa cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp có nhu cầu với tổ chức chứng nhận HACCP phù hợp quy định pháp luật. Bên thứ 3 sẽ đánh giá sơ bộ tài liệu của doanh nghiệp để xác định liệu có thể cấp chứng nhận không trước khi ký kết hợp đồng chính thức. Thành phần hồ sơ HACCP trong trường hợp này bao gồm:

  • Đơn đăng ký chứng nhận HACCP theo mẫu của tổ chức chứng nhận HACCP;
  • Kế hoạch HACCP của doanh nghiệp;
  • Các tài liệu và hồ sơ liên quan đến việc áp dụng Hệ thống phân tích mối nguy và điểm kiểm soát tới hạn thực tế.

Tài liệu đánh giá chứng nhận HACCP chính thức

Sau khi thông qua vòng đánh giá sơ bộ thì doanh nghiệp có nhu cầu chứng nhận sẽ ký kết hợp đồng với tổ chức cấp chứng nhận HACCP theo quy định. Lúc này doanh nghiệp sẽ nộp hồ sơ chính thức bao gồm các tài liệu liên quan đến HACCP cho đơn vị cấp chứng nhận. Hồ sơ HACCP cần chuẩn bị là các tài liệu đã được hiệu chỉnh sau khi đánh giá sơ bộ bao gồm:

  • kế hoạch HACCP và các tài liệu liên quan đến hệ thống HACCP;
  • Thủ tục và chỉ dẫn về công việc;
  • Mô tả sản phẩm chi tiết (bước 2 của quy trình áp dụng hệ thống HACCP);
  • Các tài liệu liên quan đến quá trình giám sát, kiểm tra, thử nghiệm, sửa chữa…;
  • Bảng hỏi kiểm định về hệ thống HACCP.

Thủ tục chứng nhận HACCP mới nhất

Tùy thuộc vào từng đơn vị đánh giá, chứng nhận tiêu chuẩn HACCP mà thủ tục tiến hành cũng có thể thay đổi ít nhiều. Tuy nhiên về cơ bản thì quy trình nộp hồ sơ cũng như chứng nhận sẽ được tiến hành như sau:

Bước 1: Trao đổi thông tin và giải đáp thắc mắc

Các doanh nghiệp có nhu cầu chứng nhận tiêu chuẩn HACCP hiển nhiên sẽ chưa sử dụng dịch vụ ngay mà còn phải tìm hiểu thông tin liên quan. Trong trường hợp này tổ chức chứng nhận tiêu chuẩn HACCP sẽ tiến hành trao đổi thông tin với doanh nghiệp và giải đáp những thắc mắc liên quan. Thông tin trao đổi chủ yếu bao gồm:

  • Yêu cầu liên quan đến quá trình chứng nhận tiêu chuẩn HACCP;
  • Quy trình cụ thể để thực hiện các thủ tục liên quan đến chứng nhận tiêu chuẩn HACCP;
  • Tiêu chuẩn liên quan đến ứng dụng thực tế;
  • Chi phí chứng nhận tiêu chuẩn HACCP;
  • Chương trình kế hoạch làm việc giữa hai bên.

Bước 2: Đánh giá sơ bộ hồ sơ

Doanh nghiệp sẽ tiến hành chuẩn bị hồ sơ đánh giá sơ bộ bao gồm các tài liệu, giấy tờ đã liệt kê cụ thể bên trên. Hồ sơ này sẽ được nộp cho tổ chức chứng nhận để tiến hành đánh giá sơ bộ. Cơ quan chứng nhận sẽ gửi chuyên gia trong lĩnh vực chứng nhận tiêu chuẩn để phân tích đánh giá tình hình về hồ sơ do doanh nghiệp nộp tại thực địa.

Quá trình kiểm tra và đánh giá sẽ được tiến hành nhằm chỉ ra các vấn đề mà tài liệu đang có trong thực tế áp dụng hệ thống HACCP. Doanh nghiệp sẽ sửa chữa kịp thời để chấn chỉnh hồ sơ HACCP. Bước này sẽ giúp doanh nghiệp hoàn thiện quy trình đánh giá chính thức hơn khi chứng nhận tiêu chuẩn HACCP nhờ sự hỗ trợ của các chuyên gia.

Bước 3: Ký kết hợp đồng

Doanh nghiệp có nhu cầu chứng nhận tiêu chuẩn HACCP sẽ chính thức ký kết hợp đồng với cơ quan in chứng nhận đủ điều kiện sau khi đã thương thảo các yêu cầu và vấn đề liên quan.

Bước 4: Nộp hồ sơ chính thức đánh giá HACCP

Doanh nghiệp tiến hành nộp hồ sơ chính thức với các tài liệu liên quan cho cơ quan chứng nhận đủ điều kiện. Thành phần hồ sơ đã được chi tiết ở phần trên.

Bước 5: Đánh giá tài liệu chính thức

Hồ sơ được nộp sẽ do các chuyên gia tiến hành đánh giá dựa trên tính phù hợp của Hệ thống phân tích mối nguy và kiểm soát điểm tới hạn cùng với các tiêu chuẩn, luật lệ theo đúng quy định. Trong đó bao gồm:

  • Xem xét tính phù hợp về các tiêu chuẩn vệ sinh;
  • Đánh giá, thẩm tra và xác nhận các điểm kiểm soát tới hạn;
  • Kiểm tra các tài liệu và hồ sơ có liên quan.

Sau khi đánh giá chính thức chuyên gia đánh giá sẽ phải tiến hành làm báo cáo và gửi lại cho doanh nghiệp một bản. Doanh nghiệp sẽ tiến hành rà soát lại và sửa chữa.

Bước 6: Lập kế hoạch kiểm tra

Chuyên gia đánh giá sẽ nêu các câu hỏi và vấn đề cần sửa chữa đến doanh nghiệp. Doanh nghiệp sẽ trả lời muộn nhất trong quá trình kiểm tra thực địa. Toàn bộ kế hoạch kiểm tra và thẩm tra tại thực địa sẽ được thống nhất giữa doanh nghiệp và đoàn thẩm tra đánh giá.

Bước 7: Thẩm tra tại thực địa

Chuyên gia đánh giá sẽ kiểm tra lại thực địa xem doanh nghiệp đã sửa chữa các sai lệch hay chưa. Đồng thời chuyên gia sẽ xem xét sự phù hợp của hồ sơ với thực tế.

Bước 8: Cấp chứng nhận HACCP

Khi các điều kiện của doanh nghiệp đều đảm bảo thì cơ sở sẽ được cấp chứng nhận HACCP. Doanh nghiệp sẽ tiến hành nộp hồ sơ để xem xét việc cấp chứng nhận. Chứng nhận có thời hạn 3 năm và phải giám sát duy trì trong suốt thời gian đó. Hồ sơ HACCP trong trường hợp này bao gồm:

  • Công văn đề nghị đăng ký chứng nhận HACCP;
  • Hợp đồng chứng nhận HACCP;
  • Báo cáo tiền kiểm định;
  • Báo cáo công tác kiểm tra tài liệu HACCP;
  • Báo cáo về những sai lệch;
  • Kế hoạch kiểm định;
  • Báo cáo kiểm định;
  • Bảng hỏi kiểm định HACCP đã tiến hành thẩm định tại thực địa;
  • Bảng liệt kê tài liệu tại chỗ;
  • Báo cáo kiểm định cuối cùng.

Bước 9: Giám sát duy trì chứng nhận

trong thời hạn 3 năm của giấy chứng nhận HACCP thì cơ quan chứng nhận phải tổ chức đánh giá định kỳ trong thời gian trung bình là 6 tháng/ lần. Mục đích nhằm đảm bảo các quy phạm vệ sinh và tiêu chí liên quan thuộc hệ thống HACCP đều được duy trì đúng theo quy định.

Trong thời gian giám sát nếu xuất hiện vấn đề mà không khắc phục sửa chữa thì doanh nghiệp sẽ bị thu hồi chứng nhận. Sau khi hết thời gian ba năm hiệu lực của giấy chứng nhận, doanh nghiệp phải tiến hành đăng ký và làm thủ tục chứng nhận lại. Thời điểm tiến hành là trước khi khi giấy chứng nhận hết hiệu lực 3 tháng. Thủ tục được tiến hành tương tự nhưng đơn giản hơn.

Mọi thắc mắc xin liên hệ Hotline 0908 060 060 để được ISO Quốc tế giải đáp chi tiết nhé!

Tags:

Bài viết liên quan

Chinese (Simplified)EnglishJapaneseKoreanRussianVietnamese